La collaboration nécessite de suivre plusieurs étapes pour être pleinement efficace.
Le premier temps est celui de la phase d’initiation ou de socialisation qui correspond à la phase d’illusion groupale de la dynamique des groupes restreints. Outre la présentation des membres et de leurs expériences précédentes de collaboration, il s’agit de partager le but commun et d’envisager les stratégies et moyens permettant de l’atteindre.
La définition du but partagé, tout comme la définition d’une marche à suivre et des outils à mobiliser peut enclencher rapidement la deuxième phase de la dynamique de groupe, dite conflictuelle, durant laquelle les membres vont exprimer des avis pouvant être divergents. Contrairement à la première phase qui peut être menée de manière assez spontanée, celle-ci nécessite la présence d’un médiateur, d’un facilitateur, d’un tuteur ou d’un formateur qui maîtrise les techniques de résolution des conflits afin que le groupe puisse atteindre la phase de maturité.
La collaboration s’incarne dans cette dernière phase qui amène les membres à négocier et à élaborer des compromis qui gagnent à être explicites et non implicites sous peine de régression à la phase d’illusion groupale. Une charte de fonctionnement peut rassembler l’ensemble des décisions prises par le groupe à partir des compromis tant sur le but poursuivi, les méthodes et outils à utiliser pour communiquer, produire, évaluer, qu’en termes de processus de prise de décision. C’est bien sur cette base que peuvent ensuite être planifiées, régulées et évaluées les actions du groupe. L’évaluation des résultats de la collaboration ne devrait pas être uniquement fondée sur sa productivité, bien que celle-ci soit importante, mais également sur la cohésion du groupe. Des activités métacognitives tant individuelles que collectives sont utiles pour tirer des retours d’expériences et aboutir à des préconisations pour d’autres expériences collaboratives.
