En formation professionnelle continue, Qualiopi est LA référence. Le seul référentiel qualité qui donne l’accès aux fonds publics mutualisés. Il est presque devenu, depuis 2019 lors de son lancement, une garantie “qualité” pour les organismes prestataires (organismes de formation, centre de bilans de compétences, actions VAE et CFA).
La certification est délivrée pour une durée de 3 ans après un 1er audit (dit initial) et des audits réguliers (audit de surveillance ou de suivi et audit de renouvellement) réalisés par des certificateurs accrédités par le Cofrac et référencés par France Compétences.
Les attentes de l’audit
L’audit est une vérification réalisée pour s’assurer que tout fonctionne comme prévu et que les exigences qualité sont respectées.
Votre auditeur/auditrice vient évaluer si vos méthodes couvrent les exigences attendues et si votre système fonctionne une fois en application.
Pour cela, il sera réalisé un échange sur le mode de “comment faites-vous pour” (méthode) et “montrez-moi sur telle session” (échantillonnage).
Comment organiser un système documentaire efficace pour Qualiopi ?
- Etape 1 : la mise à jour des procédures et documents
- Etape 2 : l’archivage des preuves
- Etape 3 : l’amélioration continue en mode réel
Tester et vérifier : l’auto-échantillonnage
Le principe de l’échantillonnage est de sélectionner une session représentative de l’activité afin d’évaluer la qualité globale de l’organisation en se basant sur ce qu’on trouve dans la sélection.
Plus l’activité est importante, plus le nombre d’échantillons doit l’être pour être significatif 🙂
Réaliser un auto-échantillonnage, c’est vérifier régulièrement, comme si on était son propre auditeur, que tout fonctionne (et également que tout est prêt pour le jour de l’audit !)
CONCLUSION
Si nous devions résumer, voici les 3 clés d’une gestion documentaire efficace :
- les procédures couvrent l’ensemble des indicateurs Qualiopi
- les documents utilisés sont les dernières versions à jour
- toutes les preuves sont archivées et disponibles facilement
