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À chaque besoin son outil de Com !

TIPS n' LEARN

Dans notre quotidien, nous passons environ la moitié de notre temps à communiquer. Email, téléphone, tchat/messagerie instantanée, textos… dès qu’il s’agit de communiquer, ça donne à peu près ceci : “Métamorphose… Goldorak go !” Car, pour pouvoir répondre au téléphone tout en rédigeant un mail et en tchatant, être un géant à l’armure inoxydable, ça peut aider et les bons outils aussi ! Bien qu’en y réfléchissant, avoir plusieurs bras et deux cerveaux, aussi. Mais que faire quand nous ne sommes que de simples humains ?

Euh, en faisant ce que fait tout bon super-héros ! C’est-à-dire en ne confondant pas urgence et importance et en choisissant avec discernement ses armes… pardon, ses outils. Cela pourrait se résumer à cela :

Une information urgente à partager/transmettre : utilisez votre téléphone, voire le tchat.
Une info importante mais pas urgente : optez pour le mail.
Une donnée complexe, nécessitant plusieurs allers-retours : choisissez le téléphone ou la visioconférence (pour une micro-réunion).

Mais pour éviter ou tempérer

  • la surcharge informationnelle,
  • les interruptions dans vos tâches,
  • des conflits/malentendus,
  • le stress,

c’est parti pour un tour d’horizon des outils de Com et du bon usage de chacun.

Mort d’un outil annoncé… Ou pas !

Certains lui annonçaient une belle fin mais l’email n’en finit pas de mourir, pour chaque jour renaître et s’imposer dans notre boîte encore et encore ! Alors autant en faire un allié !
Ses atouts

Communiquer sans limite dans le nombre d’interlocuteurs/correspondants (mais il y a un revers à cette médaille),
Assurer la traçabilité, le suivi et le classement de vos échanges.

Quand l’utiliser ?

Quand la réponse attendue peut être différée (eh oui, email ne rime pas avec compulsionnel 😉),
Pour des messages unidirectionnels (annonces, invitations, etc.),
Pour des messages courts ou longs nécessitant une traçabilité (mais attention à ne pas transformer votre boîte mail en grenouille qui voulait se faire aussi grosse qu’un bœuf !).

Le coin des bonnes pratiques

On ne le dira jamais assez : on privilégie un objet court, clair et parlant, pour donner envie de l’ouvrir et faciliter son classement/sa recherche (ex : l’objectif – pour information/avis/suite à donner – et le sujet).
Et sur la deuxième marche du podium, un choix judicieux côté destinataires :

Ne pas mettre toute la planète en copie,
Indiquer à ses destinataires qui doit en prendre connaissance (destinataires en copie) et également qui doit y répondre (destinataires directs).

Un sujet/une action par email, histoire de les traiter et suivre plus facilement (et encore une fois éviter d’envoyer à des destinataires qui ne seraient concernés que par une partie infime du mail).
Classer vos mails manuellement ou automatiquement (les goûts et les couleurs question classement, ça ne se discute pas 😊).
Au bout de deux allers-retours, passer au téléphone ou à la visio (les rebondissements, ça a son charme dans votre série préférée… mais pas dans votre boîte mail).
Mettre vos coordonnées dans votre signature (cela permet à un correspondant de vous contacter par téléphone si l’échange le nécessitait finalement). Envoyer un mail pour demander vos coordonnées, histoire de gagner du temps/d’être plus efficace… hum, cherchez l’erreur !

En suivant ces quelques bonnes pratiques, vous allez gagner du temps dans la lecture et le traitement de vos mails et faire faire un régime à votre boîte mail* et celle de vos collègues/correspondants.

Quiproquos, lapsus et méprises !
Si vous souhaitez prendre le temps de la réponse, faites patienter votre correspondant avec un « J’ai bien reçu ton mail. Je t’en remercie et t’apporterai une réponse d’ici x jours/heures. Évitez le « dès que possible » car il est tellement vague qu’il en est agaçant 😊.

Vous souhaitez avoir de la visibilité sur la réponse donnée à votre mail sans mettre votre correspondant sous pression. À la fin de votre mail, demandez-lui quand il pense avoir le temps de vous apporter une réponse (afin de vous organiser, par exemple).

Au-delà des faits, vous souhaitez exprimer des émotions dans un mail. Pour les émotions « négatives » (colère, agacement, etc.) s’abstenir. À l’écrit, elles peuvent prendre une forme encore plus violente qu’à l’oral. Et si, à l’oral, votre interlocuteur ne les entendra qu’une fois, à l’écrit, il peut les relire à loisir (et monter en pression 😊). Quant aux émotions « positives » (enthousiasme, joie, etc.), on n’en a jamais assez, même à l’écrit ! Si en plus vous les accompagnez d’émoticônes, que demande le peuple ! ?

Instantanée oui, lyophilisée non !

Ses atouts

  • L’instantanéité (un atout à double tranchant),
  • Le collaboratif,
  • Son côté informel et convivial.

Quand l’utiliser ?

Informer un groupe projet, son équipe (avec un message court, mais aussi un visuel, une vidéo, un podcast).
Interpeler/interroger/sonder son équipe/un groupe.
Gérer une demande urgente (une réponse dans les 5 minutes versus bien plus pour le mail).

Le coin des bonnes pratiques

Des messages courts : quelques mots, 2 ou 3 phrases courtes maximum.
Désactivez vos notifications (sous peine de travailler dans une ambiance casino avec le bip bip incessant des machines à sous).
L’instantanéité demande une réponse. Alors ne laissez pas de message sans réponse, ne serait-ce un émoticône pour signifier que vous validez, appréciez, etc.
Vous n’en pouvez plus des messages incessants de la conversation « sur le projet à Gilles » ? Vous pouvez quitter la conversation ou la mettre en sourdine, mais en restant poli ! Prévenez vos interlocuteurs que vous ne pourrez pas être présents dans la conversation (on vous conseille l’excuse du travail, ça marche à tous les coups) et vous voilà libéré !
Ne sous-estimez pas la valeur d’un « au revoir » lorsque vous terminez une conversation. Surtout lorsque vous vous adressez à des personnes qui n’ont pas grandi avec Internet, elles ne comprendront pas votre soudain silence. Seul un tiers des 18-24 ans font l’effort de dire « au revoir » aussi n’en prenez pas ombrage mais de votre côté prenez exemple sur les 45-64 ans et formalisez toujours un « au revoir ».

Quel est le point commun entre le chat et le tchat ? **
Pour un espace détente, un coin pour des échanges informels, une chaîne pour rire, rien de mieux que le tchat. Moins de stress, plus d’énergie, plus d’écoute et de cohésion d’équipe : vive le rire !

souriez, vous êtes jaune !

Emoticons/ smileys / emojis : leurs atouts

Plus rapide pour faire passer une émotion que de la traduire en mot,
Aider à apaiser les tensions ou clarifier votre ton,
Apporter un peu de chaleur à un message,
Véhiculer votre enthousiasme.

Envie de devenir un emoji ? Suivez le guide dans la boîte à outils : https://tipsnlearn.fr/tips/blog/outils/bitmoji/

Gaston, y a le téléphone qui sonne…

Tout comme le mail, les échanges téléphoniques restent plébiscités et, avec l’avènement du smartphone, ce n’est pas près de changer ! Et de la conversation téléphonique à la visio, il n’y a qu’un pas… enfin une caméra 😉.

Ses atouts

C’est le seul moyen de communication qui ne vous oblige pas à rester assis. Vous pouvez passer vos coups de téléphone en marchant (un bon point pour lutter contre la sédentarité 😊),
La voix et ses intonations sont autant de signaux verbaux qui enrichissent vos échanges,
Les conversations peuvent s’enregistrer (dans certaines circonstances).

Quand l’utiliser

Une demande ponctuelle et instantanée (ex : une expertise, une information),
Une urgence, une demande critique,
Un sujet complexe, sensible ou peu structuré nécessitant un échange.

Le coin des bonnes pratiques

Passer vos appels d’un endroit calme (les voitures, marteaux piqueurs et autres joyeusetés rendent un échange très vite pénible),
Faire savoir à votre interlocuteur que vous l’écoutez à l’aide de sons (« hmm-hmm », « oui, en effet », « entendu », etc.),
Veiller à ne pas couper la parole (plus facile à faire au téléphone que de visu),
Sourire, ça s’entend !

Souriez, vous êtes filmé(e) !

Ses atouts (vous êtes prêt(e) ?)

  • Se voir (et vive les signes non verbaux !),
  • Partager des fichiers,
  • Interagir à l’oral comme dans la rédaction de documents voire la démonstration (actions, manipulations, etc.),
  • Enregistrer (pour les absents, pour faciliter la prise de notes/compte-rendu, etc.)

Quand l’utiliser

Pour une réunion qui s’annonce longue (+ de 20-30 minutes),
Lorsque vous échangez avec des personnes que vous avez peu ou pas l’occasion de voir (en présence).

 Le coin des bonnes pratiques

Elles sont d’abord d’ordre technique : une caméra de qualité, un casque avec micro et une connexion internet digne de ce nom. Un outil de visio n’est pas nécessairement très gourmand en bande passante (et si votre connexion n’est pas très puissante, évitez la diffusion de votre vidéo tout du long) mais demande de la constance/stabilité. Mais aussi un éclairage qui permet de vous voir clairement.
Utiliser autant que possible un outil de visioconférence qui permette de choisir entre VOIP (son via votre ordinateur) et le téléphone (pour ceux qui n’ont pas une bonne connexion).
Attention à ne pas interrompre vos interlocuteurs : pour cela, mettez-vous d’accord sur des règles de com et utilisez les outils prévus à cet effet dans les outils de visioconférence (il y a toujours un petit temps de latence à l’oral).
Si vous êtes dans un environnement bruyant, coupez votre microphone quand vous ne prenez pas la parole (de même quand vous éternuez : plus d’un y a laissé ses tympans 😊),
Envoyer ses documents/sa présentation au préalable (au cas où un participant aurait des difficultés avec le partage d’application),
Faire votre réunion débout, vous n’en serez que plus détendu et expressif !

Le coin des trucs et astuces

Au sein de votre équipe, définir des moments « concentration » lors desquels toute interruption est proscrite (mails, tchat, téléphone).

Rédigez ensemble un guide des bonnes pratiques. Et oui, une com efficace est une com concertée.

Analyser vos propres pratiques (mais pas une semaine où vous êtes sous l’eau) et fixez-vous quelques objectifs (1 ou 2 et quand ils font partie intégrante de vos pratiques, fixez-en 1 ou 2 autres. De façon à faire évoluer vos habitudes doucement mais sûrement) !

Un article by TIPS
*Pour nettoyer votre messagerie perso, un outil plutôt sympa : Cleanfox

**Les 2 peuvent détendre !

 

Le lien vers notre blog : https://tipsnlearn.fr/tips/blog/outils-de-com/