[Newsletter #126] Repenser ses budgets formation avec le Digital Learning

Quand la formation se mesurait en jours, faire les comptes était simple, et l’optimisation des budgets se faisait à coups de remises. Avec l’arrivée du Digital Learning, des actions de formation informelles, des contenus et des outils gratuits, le compte n’est plus bon. 0 + 0 = ?

Une nouvelle approche des budgets

La formation a pendant longtemps été pilotée par ses coûts. Achat de prestations, inscription à des formations, imputation des temps de formation… toutes ces lignes dans les budgets ont servi d’indicateurs de pilotage en plus de l’incontournable compteur de jours de formation dispensée.

Et depuis le 5 mars 2014, le phare budgétaire de la formation, la déclaration 2483 a disparu. Elle a cependant laissé des traces fortes, des habitudes et des procédures encore bien vivaces puisqu’on en parle encore !

Or, depuis l’arrivée du Digital Learning, de ses offres, de ses outils, de ses pratiques, la formation n’est plus obligatoirement une source de coût. Que faire quand un salarié suit un MOOC (gratuit) en dehors de ses heures de travail ? Quand il participe à des groupes de discussion sur Linkedin ?

Doit-on en tenir compte dans son historique formation ou bien l’ignorer puisque cela n’a rien coûté ?

Qui n’a pas pesté il y a quelques années parce qu’une action de formation n’était pas imputable au titre de la formation à cause d’une de ces caractéristiques ne rentrant pas dans « le cadre ». Et encore plus agaçant, qui n’a pas vu une demande non prise en charge par un OPCA parce qu’une action n’était pas « éligible » ?

Sans chercher refaire le match des réformes successives, force est de constater que les offres et les possibilités qu’offre le Digital Learning sont très en avance par rapport au cadre règlementaire, et aux habitudes de financement d’une autre époque qui peinent à s’actualiser.

Mais heureusement, l’offre « non payante » (plus juste que gratuite) est pléthorique. La difficulté est plus de choisir la bonne offre plutôt que de la dénicher. En effet, les offres de contenus (MOOC, modules gratuits, tutos,…) sont très importantes, et les outils le sont tout autant (outils auteurs, LMS, outils d’animation en salle, outils de création de ressources, outils collaboratifs…).

La contrepartie du gratuit, les garanties du payant

Il sera naturel de penser que le gratuit est de moins bonne qualité que le payant, que ce soit pour les contenus ou pour les outils. Dans la réalité, la situation est un peu différente. En effet, un contenu gratuit (par exemple l’excellent MOOC des Gobelins – Lauréat Mooc de l’année) n’a aucune chance d’être reconduit d’année en année s’il n’est pas d’excellente qualité, un outil comme Easil.com ne convertira jamais ses utilisateurs gratuits en abonnés payants s’il n’est pas au moins aussi bon que l’incontournable Canva.com. Les offres gratuites n’ont pas d’autres choix que d’offrir le meilleur pour se faire une place durable. Bien sûr, l’absence d’engagement contractuel avec le gratuit n’offre aucune assurance de stabilité, de pérennité et de qualité dans la durée.

De leur côté, les offres payantes ne sont pas forcément synonymes de meilleure qualité, en effet, reposant sur une logique économique où les dépenses de création et de fonctionnement doivent être équilibrées par les ventes, elles ne bénéficient pas toujours des mêmes moyens que leurs équivalents gratuits. Cependant, l’existence de contrats entre le fournisseur et ses clients apporte une garantie rassurante au moment du choix.

Comment calculer les coûts réels du Digital Learning ?

À l’heure des comptes sur les coûts réels et complets du Digital Learning, le casse-tête commence. En effet, il ne suffit plus de faire la liste des dépenses directe, où des jours passés « en formation », mais de valoriser aussi tous les temps consacrés aux actions de formation informelles, à ceux passés à faire de la veille sur les nouvelles offres, à la prise en main et à la découverte des nouveaux outils…

Peu d’entreprises se sont lancé le calcul du ROI des actions de formation, le Digital Learning complique encore un peu la donne, alors les espoirs de calcul du ROE s’éloignent encore un peu plus.

Voilà les défis budgétaires que pose le Digital Learning aux responsables formation, passer du pilotage dans Excel à la prise en compte de toutes les actions de formation, qu’elles soient liées ou non à des dépenses, qu’elles soient formelles ou non.

« Chef, j’ai un problème d’axiome ! » — Kurt Gödel