Quelques conseils simples pour diminuer votre charge cognitive et reprendre le contrôle de votre temps

Lorsque quelqu’un se plaint d’être débordé on lui fait à peu près toujours la même réponse : il doit apprendre à mieux gérer son temps, mieux prioriser, mieux organiser ses journées.

Ces conseils ne sont pas mauvais mais ils reposent souvent sur l’hypothèse selon laquelle si vous êtes débordé, c’est parce que vous ne vous organisez pas correctement. Autrement dit : le problème c’est vous alors que comme je le disais il y a plusieurs mois vous êtres plus le symptôme que le problème (Une organisation mature n’est pas celle qui communique bien) et cet article est d’une certaine manière la déclinaison en actions concrètes d’un constat plus général.

En effet, lorsqu’on regarde le travail tel qu’il se passe vraiment, on constate qu’une part importante de notre temps n’est pas consacrée à faire avancer les sujets mais à compenser des problèmes d’organisation.

Le travail qui ne devrait pas exister

On organise une réunion pour clarifier quelque chose qui aurait dû être compris dès le départ, un manager est sollicité pour valider une décision qui aurait pu être prise sans lui, l’équipe passe du temps à rechercher une information qui existe déjà quelque part, un problème rencontré sur tous les projets est traité à chaque fois comme s’il s’agissait d’un cas isolé.

Pris individuellement, chacun de ces événements est normal mais mis bout à bout ils occupent une partie considérable de nos journées.

1. Faire le bilan d’un mois de travail
2. Distinguer l’exceptionnel du récurrent
3. Ne garder que ce qui est réellement indispensables
4. Identifier les motifs qui reviennent
5. Un problème récurrent n’est plus un incident
6. Déplacer l’effort vers l’amont

Conclusion

Nous avons pris l’habitude de considérer le travail et son organisation comme un mal nécessaire avec lequel il faut composer et faisons d’activités de compensation l’essentiel de nos journées (Le « work about work » : quand la réalité du travail consiste à faire fonctionner ce qui ne marche pas).

Pourtant la plus grande partie de ce qui occupe nos journées n’est pas une fatalité mais du travail généré par le fonctionnement même de l’organisation et qui existe parce qu’il faut compenser une organisation imparfaite si ça n’est dysfonctionnelle.