La réforme de la formation donne encore des sueurs froides à tous les responsables d’entités #formation des entreprises ainsi qu’à ceux des centres de formation indépendants. Mais lorsqu’il s’agit de choisir un progiciel de gestion* de la formation, c’est souvent le pire casse-tête pour ne pas se tromper sur l’adéquation de l’outil aux besoins réels. Mais au fait, en quoi unprogiciel de gestion de la formation est-il si différent d’un progiciel de gestion classique ? Tout en nous plaçant du point de vue d’un centre de formation, nous allons tenter dans cet article de donner quelques clés pour bien choisir cet #outil…
Pourquoi un projet de création ou refonte d’outil de gestion dans le domaine de la formation exige-t-il un système de gestion spécifique ?
- Une analyse et la création de l’organisation cible est indispensable pour initier une telle démarche.
- On doit ensuite mener une étude de ses outils informatiques utilisés actuellement pour la gestion de son activité et leur refonte visant à correspondre à l’organisation actuelle et future de l’entreprise.
- On doit produire une synthèse des besoins d’évolutions des outils de gestion des processus globaux de l’entreprise. A l’occasion de cette refonte, un certain nombre d’évolutions concernent les fonctionnalités intrinsèques des outils actuels et de la gestion de nouvelles gammes de services concernant par exemple les licences logicielles ou la gestion d’affaire.
Distinguo Départements formation vs Centres de formation indépendants
Beaucoup d’outils de gestion de formation sont clairement adaptés aux services formation des Directions des Ressources Humaines des organisations et grandes sociétés. Ceci se traduit en particulier par une gestion très riche des informations et des processus liés au management et au reporting interne. De la même manière, les écoles, universités et les catalogues internes aux entreprises sont bien pris en compte. On trouve même des connecteurs vers les principaux portails de formation du marché. Les processus d’inscription et le suivi des stagiaires internes est particulièrement bien géré en général.
En revanche du côté des organismes de formation indépendants travaillant avec une masse importante de clients et de partenaires, l’affaire est moins simple. Des thématiques comme la gestion administrative individuelle, les facturations intégrant la subrogation des OPCA (analogue au tiers payant des mutuelles dans le système de santé) sont rarement gérées. La gestion de la relation client est souvent spartiate et peu évolutive, la gestion des financements et leur affectation aux sessions, voire à l’individu est rarement automatisée.
Ce panorama sera complété par une association de ces outils aux caractéristiques propres à une vision decentre de formation indépendant. Ainsi, nous distinguons 3 outils de gestion nous paraissant les plus adaptés à notre secteur dans ce panorama : GESCOF, TRAINING ORCHESTRA et ONYXTPLUS.
