Documents Formation : des documents Qualiopi gratuits et sans inscription pour les formateurs et organismes de formation

Vendredi soir. La session démarre lundi matin, la convention n’est toujours pas partie, et le modèle Word récupéré l’an dernier fait encore sauter son tableau dès que vous ajoutez un sixième stagiaire. Vous cherchez un modèle propre sur Google, et chaque lien vous propose d’abord de créer un compte sur un logiciel de gestion.

Documents Formation prend le problème par l’autre bout. Ce site s’adresse aux formateurs indépendants et aux petits organismes de formation qui produisent eux-mêmes leurs pièces administratives : il génère des documents Qualiopi gratuits, sans inscription et sans adresse e-mail à laisser. Vous remplissez un formulaire, le document s’affiche, vous le téléchargez.

18 générateurs de documents Qualiopi qui suivent le parcours du stagiaire

Le site aligne dix-huit générateurs. Plutôt que de les énumérer dans l’ordre de la page d’accueil, je les ai rangés selon le moment où vous en aurez besoin.

Avant la session

• Programme de formation : objectifs, prérequis, modalités d’évaluation, accessibilité, tarif. Les rubriques qu’un auditeur s’attend à trouver sont déjà prévues, ce qui évite l’oubli classique de la ligne sur l’accueil des personnes en situation de handicap.
• Devis et convention de formation : les mentions de l’article D6353-1 du code du travail sont intégrées. Le devis peut même tenir lieu de convention grâce à une annexe dédiée.
• Contrat de formation professionnelle, quand c’est un particulier qui finance lui-même : le délai de rétractation de dix jours et le premier versement plafonné à 30 % sont prévus.
• Convocation et livret d’accueil du stagiaire, à envoyer ensemble avant le premier jour.
• Questionnaire de positionnement : l’auto-évaluation à l’entrée, avec un recueil des besoins d’aménagement. Pour un stagiaire dyslexique ou en situation de handicap, beaucoup de choses se jouent là, et la question est posée dès le départ au lieu d’être découverte le premier matin.

Pendant la formation

Un seul document, mais celui que tout le monde refait à chaque session : la feuille d’émargement, avec signature par demi-journée. C’est le générateur que j’ai ouvert en premier. Le formulaire tient sur un écran : le nom de l’organisme, son numéro de déclaration, un logo facultatif, l’intitulé, le formateur, le lieu, puis les séances, que l’on ajoute une par une.

Le détail qui m’a plu, c’est le champ des stagiaires. Un nom par ligne, l’entreprise après une virgule. Autrement dit, la liste peut venir directement d’un tableur sans rien retaper. Ce genre de choix dit que la personne derrière l’outil a déjà fait passer des feuilles de présence pour de vrai.

Une fois la feuille signée, reste à l’archiver. Si vous n’avez pas de scanner sous la main, une application gratuite pour scanner vos documents avec un smartphone fait très bien l’affaire.

Après la session

• Attestation de formation, remise au stagiaire, et certificat de réalisation, destiné au financeur. On les confond souvent, et le site consacre justement un guide à la différence.
• Questionnaire de satisfaction, à chaud ou à froid : les questions changent selon le moment choisi.
• Facture d’organisme de formation, avec l’exonération de TVA de l’article 261 du CGI ou la franchise en base.