Si vous êtes particulièrement attaché(e) aux approches traditionnelles, vous vous demandez peut-être pourquoi dématérialiser vos documents de formation. Est-ce vraiment sûr ? Quels sont les avantages de la numérisation ?
Dématérialiser pour mieux organiser
Oui, les classeurs, les fourres transparentes et autres fournitures ont déjà fait leurs preuves. Ils ont longtemps constitué le seul moyen d’assurer la tenue d’une comptabilité ou l’organisation d’un module.
Mais en privilégiant l’emploi des documents digitaux, puis leur archivage électronique, l’organisation de chacun(e) gagne en efficacité et en précision.
Les avantages logistiques de la dématérialisation des documents de formation
Grâce à la dématérialisation, vous pouvez…
- Favoriser l’accessibilité des pièces. Le temps employé à faire des allers-retours jusqu’aux archives physiques peut être employé autrement ! Aussi, toutes les personnes autorisées ont accès aux documents qui les concernent, où qu’elles se trouvent.
- Optimiser et accélérer le classement. La gestion électronique évite aux individus d’entreprendre le tri par taille, par date, par thème… De nos jours, tout système d’exploitation, tout drive intègre ces fonctionnalités.
- Améliorer la communication entre les différents acteurs. Un organisme de formation doit composer avec des offres, des demandes, des réclamations de toutes sortes. La centralisation connectée des certificats, des factures, des accords diminue (considérablement) les risques de pertes, de destruction…
Le bond technologique du XXIe siècle aide donc à rationaliser les tâches. À se concentrer sur l’essentiel. Sachant qu’il faut tout de même rester prudent(e).
