Plateformes de formation : questions à choix multiples

Dans le paysage dynamique du digital learning, diverses typologies de plateformes co-existent pour répondre aux besoins variés des entreprises en matière de formation. Chaque typologie offre des fonctionnalités spécifiques, visant à optimiser la gestion et la diffusion de la formation en ligne, la création de contenus pédagogiques, l’expérience d’apprentissage et l’engagement des participants.

Comprendre les nuances de chaque typologie de plateforme est essentiel au service formation pour prendre une décision éclairée sur la plateforme qui répond le mieux à ses enjeux.

LMS, LCMS, LEP, visite guidée dans la jungle foisonnante des plateformes et de leurs fonctionnalités clés…

Learning Management System (LMS) : gestion de la formation et suivi des apprenants

Les LMS sont les plateformes de formation classiques les plus courantes, conçues pour gérer l’ensemble du processus de formation au sein d’une entreprise. Les LMS offrent une solution complète pour créer, gérer et diffuser les parcours de formation synchrones et/ou asynchrones, de l’inscription des apprenants au suivi de leur progression et à leur évaluation. Les administrateurs de la plateforme peuvent ainsi monitorer leurs programmes de formation et analyser les retours et la satisfaction au-delà même de la pure montée en compétence.

Caractéristiques :

• Gestion de la formation : Le LMS permet de gérer tous les aspects de la formation en ligne, de la création des parcours à la gestion des inscriptions et aux évaluations.
• Formats supportés : Il prend en charge de nombreux formats de contenus, audios, vidéos, textes, images, quiz, interactions synchrones ou asynchrones entre pairs…
• Suivi de la progression : Les administrateurs peuvent suivre les réalisations, la complétion et les progrès des apprenants, générer des rapports sur les performances individuelles et collectives.
• Interopérabilité : La plupart des LMS du marché respectent les standards SCORM, ce qui facilite l’intégration de contenus tiers et permet une traçabilité des actions et interactions des apprenants sur la plateforme.

Atouts :

• Centralisation : Les formations en ligne sont regroupées en un seul endroit, ce qui facilite la gestion et l’accès. Un interfaçage avec le SIRH peut permettre d’intégrer la formation dans la gestion de l’expérience collaborateur.
• Suivi Précis : Les données de suivi permettent d’analyser les tendances d’apprentissage, les résultats et l’assiduité et d’ajuster les programmes en conséquence.
• Automatisation : Les processus administratifs tels que l’inscription, les rappels et relances et les évaluations sont généralement scénarisés et automatiques.

Inconvénients :

• Manque de flexibilité : Certains LMS peuvent être rigides en termes de personnalisation. Les parcours diffusés sont souvent linéaires avec peu de liberté laissée à l’apprenant de composer son parcours en fonction de ses besoins réels ou de son niveau de départ.
• Complexité : La mise en place et la configuration initiale peuvent être complexes, nécessitant une formation pour les administrateurs.
• Abondance de fonctionnalités : Pour les petites entreprises, certaines fonctionnalités d’un LMS peuvent être superflues et renchérir le coût, en dehors de tout besoin avéré.

Learning Content Management System (LCMS) : création et gestion de ressources pédagogiques

Par rapport aux LMS, les Learning Content Management Systems (LCMS) intègrent un outil auteur de création de ressources pédagogiques multi-formats (textes, audios, vidéos, images…). Le développement des IA génératives de type ChatGPT pour le texte, Midjourney pour les images, Steve ou Runway pour la vidéo, eleven.ai pour l’audio, permet d’accélérer ce processus de création de contenus. Il est désormais possible par exemple, avec une API vers une IA générative, d’optimiser la production de contenus en plusieurs langues ou de proposer le même contenu sous divers formats (texte ou audio, par exemple) selon la préférence de l’apprenant ou ses besoins spécifiques, notamment en termes d’accessibilité en cas de handicap. La production d’évaluations formatives ou sommatives assistée par IA génératives, qu’il s’agisse de quiz ou de cas pratiques, peut être contextualisée quasiment à la demande en fonction du poste, du service, du pays de l’apprenant ou en fonction du niveau.

Les outils auteurs des grands éditeurs du marché intègrent progressivement ces solutions d’IA génératives.

L’intégration d’un CMS (content management system) dans la plateforme permet de gérer les contenus multi-formats avec une indexation et une granularisation propres à faciliter leur réutilisation dans de nombreux parcours et leur actualisation. Ils facilitent également la collaboration entre ingénieurs pédagogiques, experts métier et concepteurs pédagogiques avec des workflows structurés garantissant une cohérence et une fiabilité des contenus avec des étapes de création, de relecture, de validation….

Caractéristiques :

• Création de Contenu : Le LCMS permet aux concepteurs de créer des ressources pédagogiques (apports théoriques, cas pratiques, évaluations, modules et des ressources interactives.
• Mutualisation des contenus : Les ressources pédagogiques peuvent être réutilisées et adaptées pour créer de nouveaux modules de formation.
• Collaboration : Les concepteurs et les experts métiers peuvent collaborer efficacement pour créer des matériaux d’apprentissage de qualité.
• Versionning : Le LCMS gère les différentes versions du contenu, ce qui est essentiel pour les actualisations ou les révisions.

Atouts :

• Personnalisation : Les contenus pédagogiques peuvent être adaptés aux besoins spécifiques de l’entreprise et des apprenants, surtout désormais avec l’arrivée des IA génératives.
• Efficacité : La mutualisation des contenus accélère le processus de création de nouvelles formations.
• Fiabilité : Les workflows structurés et la gestion des versions permettent de s’assurer de la qualité et de l’actualité des contenus diffusés aux apprenants.

Inconvénient :

• Complexité de Création : La création de contenus engageants peut nécessiter des compétences en interne de conception pédagogique multimédia et la présence de chefs de projets dans l’équipe formation. Toutefois pour répondre à cette problématique, certains éditeurs de plateformes proposent aujourd’hui, aux experts internes, des outils intégrés pour accompagner, de façon transparente pour l’utilisateur, la création de ressources pédagogiques, sans besoin d’une expertise pédagogique.

Learning Experience Platform (LEP) : l’expérience apprenant

Les Learning Experience Platforms (LEP) sont centrées sur l’apprenant et sur la création d’expériences d’apprentissage engageantes et personnalisées. Ces solutions mettent en avant l’apprentissage social, la collaboration et la gamification pour développer et soutenir la motivation des apprenants dans le temps.

Les LEP privilégient l’accès à des contenus diversifiés et adaptés aux besoins individuels. Ils favorisent les parcours de formation non linéaires avec la possibilité pour l’apprenant, en fonction de l’évaluation des prérequis et de ses connaissances et compétences initiales, de se focaliser sur les modules ou les ressources les plus pertinentes.

Là encore, l’arrivée des IA génératives va soutenir l’individualisation des parcours. Les IA génératives peuvent se révéler utiles pour mesurer la pertinence de telle ou telle ressource en fonction d’évaluations de l’apprenant au fil de l’eau, par des outils tels que ChatGPT ou pour assurer un premier niveau de remédiation par l’intermédiaire de Chatbots pour lever les freins de compréhension, booster la motivation, relancer l’intérêt par des questions amusantes ou surprenantes délivrées à la demande ou selon une scénarisation.

Caractéristiques :

• Personnalisation : Le LEP propose des contenus adaptés aux préférences, aux compétences et aux besoins d’apprentissage de chaque utilisateur.
• Social learning : Il prend en charge les éléments et fonctionnalités de social learning (discussions et collaboration entre pairs et avec l’expert-formateur, synchrones ou asynchrones, challenges entre équipes…)
• Analyse des données de l’apprenant : Les plateformes LEP analysent les interactions des apprenants pour recommander des contenus pertinents, recomposer le parcours en insistant sur des compétences non acquises…

Atouts :

• Expérience personnalisée : Les apprenants bénéficient d’une expérience d’apprentissage adaptée à leurs préférences et à leur rythme.
• Engagement Élevé : Le social learning augmente l’engagement des apprenants et lutte efficacement contre le sentiment d’isolement que peuvent ressentir certains apprenants sur des parcours de formation longs ou complexes.
• Apprentissage individualisé : Les utilisateurs peuvent accéder à des ressources complémentaires proposées automatiquement selon leur score et leur progression et à des ressources à la demande.

Inconvénients :

• Structuration : la liberté potentiellement laissée aux apprenants peut être un frein notamment pour certaines formations réglementaires dans lesquelles toutes les ressources doivent avoir été visionnées. De même, les durées d’une même formation peuvent varier d’un apprenant à l’autre, ce qui rend plus difficile l’analyse du temps passé ou de la complétion.
• Complexité : La personnalisation et la variété de contenus peuvent rendre la mise en œuvre et la gestion plus complexes.

En bonus

Si les LMS, LCMS et LEP constituent les principales typologies de plateformes de formation en ligne, on pourrait ajouter à la liste :

• Les Training Management System (TMS) : Contrairement aux autres types de plateformes, le Training Management System (TMS) se concentre sur la planification, la logistique et la gestion des formations, autrement dit sur le volet très administratif des formations en ligne mais également présentielles.
• Les Learning Record Store (LRS) : Ce sont des systèmes de collecte de données d’apprentissage qui permettent une analyse approfondie du parcours de formation des apprenants et de leur performance individuelle et collective. Contrairement aux autres plateformes de formation, les LRS se concentrent uniquement sur la gestion des données, ce qui en fait un complément intéressant à l’écosystème des plateformes.
• Les Learning Assessment Plateform (LAP) : l’accent est ici mis sur la mesure des compétences des collaborateurs grâce à des outils pour créer et administrer des évaluations sommatives. Les services RH ou les managers disposent alors de rapports détaillés sur les performances individuelles et collectives aux évaluations et peuvent étayer leur stratégie de formation en fonction des besoins identifiés via les assessments.

Comprendre les spécificités de chaque typologie de plateforme est indispensable pour cibler et choisir la solution ou la combinaison de solutions la plus adaptée à la stratégie formation de l’entreprise. En effet, certaines plateformes peuvent s’interfacer pour offrir une palette de fonctionnalités étendues. Ainsi un LEP pourra-t-il être proposé comme interface d’un LMS.
Toutefois au-delà des spécificités techniques et fonctionnelles, sans analyse approfondie du besoin au vu des objectifs business, de la taille, des ressources financières et humaines de l’entreprise, le choix relèvera plus du hasard que d’une démarche réfléchie et structurée.

Préparez votre check list d’analyse du besoin avant de sélectionner et de rencontrer les éditeurs du marché.

La check-list proposée n’a pas bien entendu l’ambition d’être exhaustive. Cette liste s’enrichira au fur et à mesure de vos entretiens et des démonstrations. Les questions des différents éditeurs du marché vous guideront pour compléter certains points qui demeurent flous ou que vous avez omis d’aborder.

Besoins et objectifs

• Quels sont les besoins de formation spécifiques à l’entreprise ?
  • Examiner les domaines spécifiques où la formation est nécessaire (compétences techniques, soft skills, formations obligatoires, etc.).
• Quels sont les objectifs de formation ?
  • Identifier les différentes finalités de votre offre de formation : onboarding, amélioration des performances, promotion interne, adaptation à de nouvelles technologies/de nouveaux process/une nouvelle organisation du travail, conformité, etc.
• Quelle est la part (en pourcentage sur le nombre total d’heures de formation annuelles) des formations en ligne ou blended par rapport aux formations en présentiel ?
  • Estimer l’évolution de la part de chaque modalité dans les années à venir

Points de vigilance :

• Ne pas se limiter aux besoins actuels, mais anticiper les besoins futurs pour éviter de devoir changer de plateforme à court ou moyen terme.
• Aligner les objectifs de formation sur les objectifs globaux de l’entreprise pour garantir la pertinence des programmes.

Taille et structure de l’Entreprise

• Combien d’employés doivent être formés ?
  • Évaluer le nombre total d’employés généralement formés chaque année pour déterminer la capacité nécessaire de la plateforme à gérer un grand nombre d’utilisateurs.
• Les collaborateurs à former sont-ils sédentaires ou en déplacements réguliers ? Sont-ils majoritairement dans un bureau ou sur des sites de production sans accès à un ordinateur ?
  • Vérifier si besoin la possibilité d’utilisation de la plateforme sur smartphone ou tablette pour les collaborateurs itinérants ou ne disposant pas d’un ordinateur.
• L’entreprise a-t-elle plusieurs établissements, des filiales ou bureaux répartis géographiquement en France ou à l’international ?
  • Si l’entreprise possède plusieurs établissements, s’assurer que la plateforme peut gérer des formations à distance et prendre en compte les différences culturelles et linguistiques.
• L’entreprise prévoit-elle de former un public élargi ?
  • Vérifier la possibilité de gérer simultanément des publics internes et des publics externes (accessibilité externe, protection des données, interface de gestion simple…) si les partenaires, prestataires, fournisseurs voire les clients font également partie de la cible à former.

Points de vigilance :

• Choisir une plateforme qui peut supporter la charge en fonction du nombre d’apprenants pour éviter les problèmes de performances.
• Vérifier que la plateforme offre des fonctionnalités de personnalisation pour répondre aux besoins spécifiques de chaque “établissement/cible”.
• S’assurer des développements réguliers de la plateforme pour répondre à la croissance future de l’entreprise et aux innovations techno-pédagogiques.

Infrastructure initiale

• L’entreprise dispose-t-elle déjà d’une plateforme de formation ?
  • Si oui : formaliser de façon précise et détaillée les raisons qui motivent la transition vers une nouvelle plateforme (obsolescence, limitations fonctionnelles, besoins spécifiques non satisfaits…).

Points de vigilance :

• Déterminer si les problèmes de la plateforme déjà implémentée peuvent être résolus par des mises à jour ou des ajustements, plutôt que par un changement complet, coûteux en temps pour les équipes formation comme pour les équipes techniques.
• Attention toutefois aux développements spécifiques réalisés sur une plateforme du marché : les mises à jour de la plateforme n’en tiendront généralement pas compte et des problèmes de régression peuvent apparaître sur les fonctionnalités sur-mesure.

Conception, composition et structure des parcours de formation :

• Qui conçoit les formations déployées dans votre entreprise ?
  • Les formations sont-elles produites essentiellement en interne ? en externe par des organismes de formations ?
• Quels formats de contenus composent les formations ?
  • Vidéos, podcast, documents, quiz, etc.
• Tout ou partie des formations seront-elles synchrones ou asynchrones ? Les deux modalités sont-elles utilisées indifféremment ?
• Les parcours sont-ils généralement linéaires et standards quel que soit le profil de l’apprenant ou personnalisés en fonction du niveau/profil/poste/expérience de l’apprenant ?
• Quelle est la durée moyenne des formations ?
  • Identifier la typologie des parcours de formation : sont-ils de durée courte ou longue (parcours certifiants ou diplômants de 50 à 500H ou plus) ou les deux ?
• Quel est le niveau de gamification, d’interactivité et d’interaction entre pairs attendu en fonction des thématiques de formation, du profil des apprenants, des objectifs de formation, de la durée des parcours ?

Points de vigilance :

• Si les formations sont conçues en interne, s’assurer que la plateforme offre des outils de création et de gestion de contenus conviviaux (surtout si certains experts métiers réalisent eux-mêmes des ressources pédagogiques), avec des workflows structurés.
• Si les formations sont conçues par des prestataires externes, vérifier que la plateforme permet l’intégration de contenus tiers et selon quels critères.
• Si les formations sont conçues à la fois en interne et en externe, la plateforme doit pouvoir gérer une variété de sources de contenus de manière cohérente.
• S’assurer que la plateforme peut prendre en charge une variété de formats de ressources pour répondre aux styles d’apprentissage divers et une diversité de modalités (synchrone et asynchrone)
• Examiner avec attention les fonctionnalités de suivi et d’évaluation des parcours longs certifiants ou diplômants.
• S’assurer que l’interface est ergonomique et intuitive et adaptée à tout type d’apprenants, y compris des apprenants peu technophiles.

Niveaux de Personnalisation

• Est-il important au vu des objectifs, des publics cibles, des thématiques, des priorités stratégiques de personnaliser les contenus de formation en fonction des fonctions, des équipes ou des compétences des collaborateurs ?
• Évaluer si la plateforme permet de personnaliser les contenus de formation en fonction des rôles, des compétences ou des besoins individuels.
• Examiner les fonctionnalités de suivi et d’adaptation pour ajuster les parcours d’apprentissage en fonction des performances des apprenants.
• L’entreprise souhaite-t-elle disposer d’une plateforme en marque blanche qui reprenne son logo, sa charte graphique… ?

Points de vigilance :

• Vérifier la flexibilité de la plateforme pour personnaliser les parcours de formation sans complexité technique particulière.
• S’assurer que la personnalisation ne compromet pas la cohérence, l’ergonomie, l’accessibilité et la qualité globale du parcours sur la plateforme.

Suivi et analyse des performances

• Quels types de données et de rapports sur les performances des apprenants et l’efficacité de la formation sont nécessaires ?
  • Définir les indicateurs clés de mesure de l’impact des formations
  • Identifier les données nécessaires pour obtenir ces indicateurs et les formats de restitution des données pour leur suivi et leur analyse simple et exacte.

Points de vigilance :

• Vérifier que la plateforme peut générer des rapports détaillés, lisibles, pertinents selon les utilisateurs et structurés pour permettre une analyse approfondie des performances.
• S’assurer que les fonctionnalités de suivi répondent aux besoins d’évaluation et d’ajustement des formations au fil du temps.

Intégration avec les outils de l’entreprise

• La plateforme de formation doit-elle être interfacée avec d’autres applications déjà en place dans l’entreprise ?
• Identifier les systèmes déjà en place tels que le SIRH ou les systèmes de gestion de la relation client (CRM) qui doivent communiquer avec la plateforme.
• Évaluer la compatibilité de la plateforme avec ces systèmes pour garantir la fluidité du flux de données.

Point de vigilance :

• S’assurer que l’intégration est réalisable et que la plateforme peut échanger des données de manière sécurisée.

Ressources allouées

• Quel est le budget dédié à la mise en place et à la maintenance de la plateforme de formation ?
• Définir un budget pour la mise en place et la maintenance de la plateforme de formation
• Identifier les ressources humaines en charge de l’administration de la plateforme

Points de vigilance :

• Éviter de compromettre la qualité et les fonctionnalités en choisissant une option moins chère qui ne répond pas aux besoins de l’entreprise ou qui mobilisera peut-être plus de ressources humaines en interne.
• Examiner les coûts initiaux, les frais de licence, les coûts de personnalisation et les frais récurrents et prendre en compte les coûts à long terme, y compris les mises à jour, la formation et le support.
• Ne pas sous-estimer le temps d’implémentation et d’appropriation par les équipes internes.

Support et Assistance

• Quel niveau de support et de formation est nécessaire pour les administrateurs et les apprenants ?
• Mesurer le niveau de support et d’assistance requis pour les administrateurs en fonction des compétences techno-pédagogiques des collaborateurs en charge de la gestion de la plateforme.
• Définir qui va se charger du support technique (interne ou externe) pour les apprenants, pour les formateurs (notamment échanges synchrones ou correction de livrables) et le cas échéant pour les ingénieurs pédagogiques et les concepteurs.
• Examiner les options de formation, les canaux de support (chat en direct, e-mail, téléphone) et la qualité des ressources d’aide disponibles.

Points de vigilance :

• Vérifier que le fournisseur offre un support réactif et efficace pour résoudre les problèmes techniques et répondre aux questions.
• S’assurer que les ressources d’aide asynchrones ou synchrones sont suffisamment claires, hiérarchisées et détaillées pour permettre aux utilisateurs (apprenants, formateurs, concepteurs, administrateurs) de tirer pleinement profit de la plateforme.

Sécurité et Conformité

• Quelles sont les exigences de sécurité des données de l’entreprise ?
  • Identifier les exigences de sécurité des données de l’entreprise, en particulier pour les informations sensibles des apprenants.
• La plateforme doit-elle être conforme à des réglementations spécifiques ?
• Évaluer, avec l’aide du service IT et éventuellement le DPO, la conformité aux réglementations en matière de protection des données (telles que le RGPD) mais aussi de sécurité informatique interne.

Points de vigilance :

• S’assurer que la plateforme dispose de mesures de sécurité robustes telles que le cryptage des données, l’authentification à deux facteurs, etc.
• Vérifier avec le service IT que la plateforme peut s’adapter aux normes de conformité et de sécurité spécifiques de l’entreprise.

Vous n’aurez sans doute pas toutes les réponses à ces différentes questions. Pour vous aider, sollicitez des conseils et avis en interne.

L’équipe IT est généralement partie prenante à un moment, l’intégrer dans les phases amont peut accélérer l’analyse préalable du besoin et identifier les contraintes spécifiques dès le départ. De même les ingénieurs pédagogiques, formateurs et concepteurs internes, voire les experts métiers fréquemment sollicités dans le cadre de conception de ressources pédagogiques peuvent enrichir les attendus sur la partie pédagogique.

Enfin, faire participer quelques apprenants dans les phases suivantes de démonstration ou de test vous permettra de recueillir des avis précieux sur l’ergonomie et la facilité d’utilisation.

Enrichissez votre cahier des charges de vos discussions en interne et avec les professionnels, testez des plateformes qui vous semblent correspondre à vos attentes et demandez conseil aux éditeurs du marché.

Pour accompagner votre réflexion et mûrir vos choix, nous les avons interrogés. Ils vous livrent leur vision du marché et leurs conseils.