Choisir son LMS n’a jamais été simple, les cahiers des charges ressemblent souvent à un inventaire à la Prévert.
Les nouveaux besoins apparus dernièrement ne facilitent pas la tâche.
Alors, faut-il encore ajouter des besoins à une liste déjà longue, ou bien revoir son approche pour choisir son LMS (LXP, LEP) ?
Besoins utilisateurs VS administrateurs : qui pèse le plus dans la balance ?
Un LMS doit satisfaire deux populations :
- les administrateurs : qui organisent le back-office :
- son bon fonctionnement et la liaison avec les autres outils du SI-RH
- l’interfaçage avec d’autres outils de formation
- la désignation des autres administrateurs et l’affectation de leurs droits
- la mise à jour permanente de l’annuaire des utilisateurs
- l’intégration et les accès aux contenus
- la création de parcours (e-learning, blended ou hybrides)
- la désignation et les droits des auteurs, formateurs, tuteurs, support technique…
- la nature, les données, l’aspect et les accès aux différents tableaux de bord
- l’information et l’animation de la communauté des membres du back-office
- …
- les utilisateurs : qui utilisent le font-office pour développer leurs compétences :
- accès au catalogue des contenus
- accès aux contenus qui leur sont recommandés
- accès aux contenus qui leur sont assignés
- évaluation des besoins, des prérequis, des savoirs, des compétences
- accompagnement pédagogique et technique
- accès depuis un point d’entrée unique à toutes les modalités de formation (en salle, à distance, en classe-virtuelle…)
- échange avec les communautés apprenantes
- commentaires, suggestions, curation, enrichissement et création de contenus additionnels
- veille sur des thématiques personnelles
- …
Il est rare qu’un LMS traite avec la même pertinence et performance l’ensemble de ces besoins courants, chaque outil ayant ses propres orientations issues de la vision de son éditeur, de ses choix techniques et ergonomiques, de l’historique de ses évolutions, des exigences de ses clients…
Alors quand vient le moment de préférer tel ou tel LMS, comment pondérer objectivement la couverture des besoins de ces deux populations ?
Bien souvent, les décideurs font partie de la population du back-office (ou y sont rattachés), et pensent (pas forcément à tort), que le principal est tout de même d’avoir un LMS qui s’administre facilement pour fonctionner efficacement, et qu’ensuite, les utilisateurs, se formeront naturellement, puisque bien souvent ils y sont obligés.
Sauf que dans les faits, certes le LMS doit fonctionner correctement, mais si les utilisateurs ne le trouvent pas à leur goût ou qu’il ne répond pas à leurs attentes ou à leurs besoins, ils le boudent. Les tableaux de bords ne donneront alors pas les résultats attendus, et tout le monde sera déçu.
En pratique, ce qui doit peser dans la balance, c’est prioritairement la satisfaction des utilisateurs, quitte à frustrer ou décevoir les administrateurs qui ne sont qu’une petite poignée face à la masse des personnes à former et qui feront le succès du LMS.
Concrètement, les critères principaux à prendre en compte sont la qualité, la simplicité, la facilité et le plaisir d’utilisation du front-office (la partie visible par les utilisateurs) et en second, la performance et la richesse du back-office (la partie gérée par les administrateurs).
Caractéristiques techniques : petit écran deviendra grand
La plupart des LMS du marché, qu’ils soient commerciaux ou open-source, ont plus de 10 ans. En 2010, les smartphones n’avaient alors que 3 ans d’existence, et n’avaient pas encore envahi notre quotidien. Alors, de là à prendre en compte ses contraintes dans le développement d’un LMS, un long chemin restait à parcourir. Rares sont donc les LMS qui ont intégré dès leur conception initiale la possibilité de fonctionner sur un mobile voire en être l’orientation principale.
En 2022, les grandes promesses du Digital Learning : comme on veut, quand on veut, d’où on veut sont (pour de bonnes ou de mauvaises raisons) une réalité. Et le seul appareil permettant de répondre à toutes ses exigences, c’est un mobile (Smartphone ou tablette). D’autant plus qu’à l’heure de Facebook, Whatsapp, Instagram et TikTok, il semblerait incongru de ne pouvoir échanger et communiquer qu’avec un clavier alors que le partage de vidéo ou de photo devient presque la norme des réseaux sociaux (le propos n’est pas de dire si cela est bien ou non, mais de ne pas nier la réalité).
L’argument souvent avancé par les éditeurs de LMS ayant négligé ou intégré trop tard ou trop peu la dimension mobile est : « le LMS est 100% responsive ». Certes, c’est mieux que rien, mais si cela était une bonne façon de faire, la notion même d’applications mobiles n’existerait pas, or, c’est bien celles-ci qui pullulent sur nos mobiles.
Alors, même si l’utilisation du mobile pour se former n’est pas encore majoritaire, il vaut mieux au moment du choix d’un LMS, parier sur l’avenir plutôt que sur le passé.
Budget : attention aux mauvais calculs
En matière de LMS, deux camps s’opposent. D’un côté les produits commerciaux (payants), de l’autre l’open-source (gratuit). Les premiers se retrouvent plus souvent dans les entreprises, les autres dans le milieu éducatif et universitaire.
Pour dépassionner le débat, prenons l’exemple des CMS et comparons WIX (payant) à WordPress (gratuit). Le premier vous coûtera de façon certaine 15€/mois et fonctionnera 7j/7, 24h/24 sans que vous ayez quoi que ce soit à faire. Il évoluera régulièrement sans la corvée des mises à jour, et en cas de problème, le support technique vous répondra généralement dans la journée. Par contre, vous êtes obligé d’accepter sa façon de fonctionner, et impossible de le tordre pour qu’il réponde aux besoins les plus tordus.
WordPress de son côté, ne vous coûtera rien pour en télécharger les sources, mais vous devrez trouver un serveur avec un environnement PHP/MySQL, y associer un nom de domaine, installer, paramétrer WordPress, trouver et configurer un style, y ajouter les bons plug-in, et, trouver rapidement et efficacement par vous même les solutions à tous les futurs problèmes (ralentissements, attaques, bugs, incompatibilité, mise à jour…). Si vous ne souhaitez pas passer vos soirées et vos weekends à gérer tout cela, il existe des prestataires spécialisés qui feront tout cela à votre place pour… 15€/mois !
Cet exemple d’un CMS est tout à fait transposable pour un LMS. Ce qui compte le plus dans le choix d’une solution commerciale ou de l’open-source, ce n’est finalement pas tellement le prix d’un côté ou l’économie de l’autre mais bien l’adéquation du produit retenu avec les besoins.
L’erreur principale serait de penser que les produits commerciaux coûtent cher (puisqu’ils ont un prix) et que l’open-source est plus économique puisqu’il est quasi gratuit.
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