Micro-formation, micro-action, mobile-learning : la formation au bout des doigts

Sur mon smartphone, le temps et l’espace que je vous alloue vous sont comptés. Faites court, engageant et concret. Le mobile learning a ses codes et ses formats. Micro-formation (micro-learning en anglais) et micro-action (micro-doing en anglais) sont deux démarches complémentaires qui visent à optimiser l’apprentissage en le découpant en petites unités, parfaitement adaptées à un apprentissage en mobilité et levier d’ajustement à la variable « temps ». Elles visent l’ancrage et l’opérationnalité des savoirs.

Un module de micro-learning peut prendre des formes variées, avec pour seules limites la concision, l’accessibilité et une définition claire d’un objectif unique et précis. On y retrouve généralement :

• des vidéos rythmées, de 1 à 5 minutes, qui ciblent une notion précise, un concept, un geste technique, une procédure ;
• des schémas ou des infographies commentées ;
• une check-list, en post-formation, qui reprend en synthèse les points à retenir, les difficultés à appréhender, les questions clés à poser ou à se poser ;
• de la curation de contenus, en prérequis d’une formation pour homogénéiser le niveau des apprenants, préparer une session synchrone ou en post-formation pour aller plus loin et approfondir les acquis ;
• des auto-évaluations formatives ou sommatives visant à mesurer la mémorisation et la compréhension des notions développées.

Le micro-doing va séquencer une ou deux actions cibles par semaine. Une incitation à mobiliser, en situation de travail, les savoirs, savoir-faire ou savoir-être acquis et favoriser l’acquisition d’automatismes pour un meilleur ancrage post-formation.

En situation…

L’entreprise Conceptek est spécialisée dans le développement de logiciels. Depuis quelques semaines, l’équipe « projets clés » fait face à des tensions. Cette équipe est composée de développeurs, de chefs de projet et de designers. Des désaccords sur les priorités, les délais et les approches de conception ont entraîné une baisse de la productivité. La communication au sein de l’équipe est parfois peu constructive. Systématiquement formés à la communication non violente lors de leur onboarding, les collaborateurs semblent en avoir oublié les principes clés.

Pour améliorer la collaboration au sein de l’équipe et éviter une dégradation des relations de travail qui nuirait aux projets, le service formation décide d’une piqûre de rappel sur la communication non violente, pour tous les membres de l’équipe. L’objectif est de réactiver les acquis en matière d’outils, postures et méthodologies pour communiquer de manière efficace et respectueuse, afin de prévenir les conflits et de favoriser un environnement de travail collaboratif sain. Les agendas chargés de l’équipe et le télétravail généralisé ne laissent que peu de place à une formation de plusieurs jours consécutifs en distanciel synchrone ou en présentiel.

La formation à la CNV pourrait alors être dispensée sous forme de micro-learning, avec des modules courts et ciblés sur des aspects spécifiques de la communication non violente, tels que l’écoute active, l’expression des besoins et des émotions, et la reformulation. Des exercices pratiques en micro-doing pourraient également être intégrés pour permettre aux participants de mettre immédiatement en pratique les compétences acquises dans des situations réelles.

Exemple de parcours de formation en micro-learning sur la communication non violente (CNV) étalé sur 5 jours :

1. Module 1 – Introduction à la CNV : Ce module présente, dans un audio de 3 minutes 30 mettant en scène un différend entre deux collaborateurs à l’occasion d’une communication téléphonique, les principes fondamentaux de la CNV, une analyse des conséquences et des enjeux sur la collaboration et l’efficacité de l’équipe. Une fiche de synthèse récapitule les enjeux et les bénéfices d’une communication fluide et apaisée. Il se termine par un quiz de 3 questions pour évaluer la compréhension des apprenants. Durée : 7 minutes.
2. Module 2 – L’écoute de soi : ce module présente une interface de questionnement guidé, découpée en plusieurs volets, à remplir par l’apprenant, lui permettant d’identifier ses émotions et les éléments qui dégradent ses relations et sa communication interpersonnelle dans son quotidien professionnel et personnel. Durée : 6 minutes
3. Module 3 – L’écoute active : ce module décortique, dans une vidéo « DO » et « Don’t » de 5 minutes, la posture de l’écoute active et les méthodes de reformulation. Il se termine par un quiz de 3 questions. Durée : 7 minutes.
4. Module 4 – L’expression des besoins et des émotions : ce module présente la posture et l’expression de ses besoins et émotions, sans blâmer ou critiquer son interlocuteur dans l’analyse critique en 7 minutes, d’un extrait de film. Il propose une synthèse visuelle des étapes à suivre et se termine par un quiz de 4 questions. Durée : 10 minutes.
5. Etc…

Exemples de micro-actions visant à faciliter le transfert en situation de travail et l’acquisition de réflexes de communication :

Action 1 : Identification de ses émotions en situation de désaccord :

Objectif : Prendre conscience et identifier ses propres émotions lors d’un échange amenant à un désaccord avec un collègue.

Consignes :

• • Choisissez une situation récente où vous avez vécu un désaccord avec un collègue.
  • Prenez un moment pour vous remémorer la situation en détail, en vous concentrant sur vos émotions et vos réactions pendant l’échange.
  • Identifiez les émotions que vous avez ressenties lors du désaccord (colère, tristesse, frustration, déception, etc.).
  • Réfléchissez aux besoins non satisfaits qui se cachent derrière ces émotions. Par exemple, si vous avez ressenti de la frustration, cela peut indiquer un besoin de reconnaissance ou de respect non satisfait.
  • Notez vos émotions et vos besoins non satisfaits dans un journal personnel ou un document dédié.

Lors d’un prochain désaccord avec un collègue, essayez d’identifier vos émotions et vos besoins non satisfaits en temps réel. Cela vous aidera à prendre du recul et à réagir de manière plus constructive. Après l’échange, prenez le temps de réfléchir à la manière dont l’identification de vos émotions et de vos besoins vous a aidé à gérer la situation et à communiquer plus efficacement avec votre collègue. Identifiez les points à améliorer pour vos prochains désaccords.

Action 2 – Expression des besoins et des émotions des interlocuteurs

Objectif : Pratiquer l’écoute active lors d’une réunion d’équipe pour mieux comprendre les besoins et les émotions de vos collègues.

Consignes :

• Choisissez une réunion d’équipe à venir.
• Pendant la réunion, concentrez-vous sur les propos de vos collègues sans les interrompre.
• Essayez de comprendre leurs besoins et leurs émotions en vous mettant à leur place.
• Posez des questions ouvertes pour montrer votre intérêt et approfondir votre compréhension.
• Prenez des notes sur les points clés abordés et les émotions ressenties pendant la réunion.
• Après la réunion, prenez quelques minutes pour réfléchir à votre expérience et identifiez les aspects à améliorer pour vos prochaines réunions.

Action 3 – Reformulation en entretien individuel.

Objectif : Pratiquer la reformulation lors d’un entretien individuel avec son manager pour démontrer la parfaite compréhension de ses propos, ses objectifs, ses attentes.

Consignes :

• Choisissez un entretien individuel à venir avec votre manager.
• Pendant l’entretien, écoutez attentivement ses propos et prenez des notes sur les points clés.
• Après chaque point important, reformulez les propos de votre manager en utilisant vos propres mots.
• Posez des questions si nécessaire pour vous assurer d’avoir bien compris.
• Observez les réactions de votre manager face à vos reformulations et ajustez votre approche si nécessaire.
• Après l’entretien, prenez quelques minutes pour réfléchir à la reformulation que vous avez mise en œuvre et identifiez les points à améliorer pour vos prochains entretiens.

Les bénéfices qu’on M

La micro-formation est une réponse concrète au besoin de formation « just in time ». Ses avantages sont multiples :

• Flexibilité : accessible partout, à tout moment, elle s’adapte aux contraintes et aux agendas de l’apprenant.
• Efficacité : elle vise les connaissances et compétences essentielles, directement utiles en situation de travail. Elle permet une assimilation rapide de concepts, méthodes, gestes, process spécifiques.
• Rétention : les révisions espacées et les rappels réguliers aident à ancrer les connaissances sur le long terme.

Les micro-actions (ou micro-doing) consolident les acquis et opérationnalisent la formation par l’action. Ces micro-actions permettent :

• un transfert des savoirs, savoir-faire et savoir-être dans le contexte réel du travail ;
• une réflexivité et une conscientisation des apprentissages en favorisant la pensée critique et la réflexion suite à la mise en pratique ;
• le développement de réflexes et d’automatismes dans une situation donnée par la répétition en situation réelle des bonnes pratiques, des process, méthodes, postures acquises en formation.

Quant au mobile learning, il constitue le vecteur idéal pour une stratégie de formation ATAWADAC :

• AnyTime : les sessions de formation courtes et ciblées s’adaptent aux différents rythmes de vie et aux impératif professionnels de la journée ;
• AnyWhere : une formation qui s’exonère des contraintes géographiques, que ce soit dans les transports, sur des postes non dotés d’ordinateurs ou en déplacement professionnel pour revoir une procédure avant un rendez-vous par exemple ;
• Any Device : la compatibilité multiplateforme, du smartphone à la tablette en passant par l’ordinateur portable, offre une grande flexibilité d’accès et permet, avec un interfaçage avec les différents systèmes de gestion de la formation, une traçabilité des parcours et de la progression ;
• Any Content : l’accès à un large éventail de contenus, des vidéos aux podcasts en passant par les quiz interactifs, répond à des besoins d’apprentissage variés et permet de ryhtmer le parcours pour renforcer l’engagement et maintenir la motivation de l’apprenant.

Bien scénarisées en regard d’un objectif de formation et d’objectifs pédagogiques précisément définis en amont, micro-formation et micro-action présentent de réels atouts dans la stratégie formation d’une organisation, à condition d’éviter les pièges de la conception à la diffusion qui pourraient nuire à l’expérience d’apprentissage.

Scénariser des parcours de micro-formation ou de micro-action ne se résume pas à délivrer de l’information concise et quelques défis hors de contexte. Quelques précautions de conception et d’usage pour éviter les pièges…

Ne pas confondre information et formation

L’omniprésence du mobile a tendance à uniformiser les formats de diffusion. Attention à ne pas confondre la rapidité de consommation de l’information avec le développement des compétences. Micro-formation et micro-action constituent des actions pédagogiques visant à transformer des informations et des situations en compétences opérationnelles mobilisables en situation de travail.

Comment, dans ce contexte, concevoir une brique de compétence et non une simple pépite d’information éphémère ?

1. Alignement sur les objectifs pédagogiques : chaque micro-capsule doit être conçue avec un objectif d’apprentissage clair et mesurable en tête. Cela signifie que le contenu doit être directement lié aux compétences que les salariés doivent acquérir ou renforcer.
2. Contextualisation : le contenu doit être pertinent pour l’apprenant, contextualisé à des situations qu’il pourrait rencontrer dans son environnement de travail pour faciliter la projection de l’apprenant et le transfert dans ses missions.
3. Simple mais pas simpliste : gare à la simplification excessive, où la substance risque de s’évaporer comme une goutte d’eau sur un processeur surchauffé. Le risque est de picorer sans digérer, autrement dit de survoler sans comprendre et de démotiver l’apprenant.
4. Interaction et feedback : la vidéo n’est pas l’alpha et l’oméga du micro-learning. A défaut d’interaction humaine, l’intégration d’activités interactives tels que des quiz, des cas pratiques, ou des simulations encouragent et favorisent la rétention et la compréhension et constituent des atouts anti-décrochage. Chaque micro-capsule doit également intégrer un mécanisme de feedback pour l’apprenant, lui permettant d’identifier ses erreurs et de s’améliorer.
5. Répétition espacée : utiliser des mécanismes de répétition à intervalles réguliers renforce la mémorisation et permet de déjouer l’inclinaison de la courbe de l’oubli.
6. Intégration des micro–actions : la scénarisation des micro-actions ne doit pas être décorrélée de la progression scénarisée dans le parcours de micro-formation pour éviter tout décalage entre les apports et la mise en œuvre.
7. Actualisation et amélioration continue : les modules doivent être régulièrement révisés pour s’assurer de leur actualité, de leur pertinence dans le contexte, les missions et l’environnement de l’apprenant.
8. Design et accessibilité : Le design doit rendre les ressources pédagogiques facilement utilisables et accessibles notamment sur smartphone (certaines activités sont plus difficiles à réaliser sur un écran de 6 pouces que sur un grand écran). De même la lisibilité n’est pas la même selon la taille de l’écran.

Éviter le millefeuille technologique

La compatibilité entre les différents systèmes (LMS, SIRH, applications mobiles) peut devenir un casse-tête pour les équipes formation.

Comment synchroniser tout cet écosystème pour qu’il soit fluide et intuitif pour les utilisateurs finaux ?

1. Don’t worry, Be API : utiliser des API pour intégrer différents systèmes et permettre à ces derniers de communiquer entre eux de manière transparente pour l’utilisateur. En partageant les données en temps réel, les utilisateurs peuvent bénéficier d’une expérience cohérente sur les différentes plateformes.
2. Single Sign-On (SSO) : mettre en place un SSO pour permettre aux utilisateurs d’accéder à différents services avec un seul ensemble d’identifiants rationalise l’accès aux ressources d’apprentissage sans alourdir l’expérience apprenant.
3. Feedback Utilisateur : recueillir régulièrement des retours des utilisateurs finaux pour identifier les points de friction dans l’utilisation des systèmes permet d’améliorer l’expérience utilisateur.
4. Formation et support : éviter l’isolement technique des services RH et formation en formant les utilisateurs et en leur donnant accès à un support technique pour les aider à naviguer dans l’écosystème techno-pédagogique.
5. Mise à jour et maintenance : maintenir les systèmes à jour avec les dernières versions logicielles pour assurer la compatibilité et la sécurité.
6. Plateforme centralisée : Si possible, utiliser ou développer une plateforme centralisée qui sert de hub pour tous les outils d’apprentissage. Cela réduit la complexité pour l’utilisateur final en regroupant toutes les ressources en un seul endroit.
7. Cloud et SaaS : Envisager des solutions basées sur le cloud ou en mode SaaS qui sont souvent conçues pour fonctionner ensemble et nécessitent moins de gestion de la part des équipes IT.

Lorsque comparaison n’est pas raison

Vous entrez dans une librairie. Vous devez acheter « Le joueur » de Dostoïevski. Vous viendrait-il à l’idée de comparer l’édition de poche avec l’édition dans La Pléïade ? Sans doute pas.

Pourquoi ?

Parce que vous connaissez le lecteur, votre budget, l’utilité du livre dans un contexte défini : si l’œuvre est destinée à votre fils lycéen, donc condamnée à traîner dans le fond d’un sac à dos, peu de chance que vous envisagiez La Pléïade. En revanche, si vous souhaitez faire un cadeau de valeur à un amateur de Dostoïevski, La Pléïade est plus qu’une option.

Comparer micro-formation et micro-action à une AFEST par exemple ou à un parcours long et diplômant, sans considérer l’objectif stratégique, le temps, le budget, l’investissement de l’apprenant et de son manager n’a pas de sens.

Les micro-formations sont tout autant des actions de formations qu’un parcours long, qu’une formation coachée par un professionnel ou par un pair. Il est donc réducteur de placer les différentes modalités en compétition, comme si une seule pouvait prétendre à l’universalité. La formation est un écosystème dans lequel chaque outil, chaque méthode apporte sa couleur, sa texture, et son rythme au paysage global de l’apprentissage.

Ainsi, le débat ne devrait-il pas tourner autour de la supériorité d’une modalité sur une autre, mais plutôt sur la manière dont elles peuvent se compléter efficacement. Dans ces différentes approches, le micro-learning et le micro-doing s’inscrivent comme des instruments efficaces, apportant la rapidité et l’agilité nécessaires dans un monde professionnel en constante évolution. Ils ne prétendent pas remplacer les formations plus approfondies, comme les AFEST ou les parcours longs, mais ils offrent une flexibilité int éressante, permettant un apprentissage ciblé et immédiatement applicable.

En reconnaissant la valeur intrinsèque de chaque modalité d’apprentissage, en appréciant leur complémentarité, les responsables de formation peuvent orchestrer un parcours d’apprentissage qui utilise le meilleur de chaque monde.

Le micro-learning excelle dans la transmission rapide de connaissances et dans l’apport de solutions concrètes aux défis quotidiens, tandis que le micro-doing garantit une mise en pratique rapide et régulière, consolidant l’apprentissage et favorisant la rétention à long terme.

La diversité des modalités en formation représente une opportunité de créer des parcours riches et variés qui répondent de manière flexible et dynamique aux besoins des apprenants.

La promesse des Intelligences Artificielles Génératives (IAG) dans le domaine de la formation, comme dans les différents pans de la vie professionnelle est étendue. Est-ce à dire pour autant que les IAG pourraient remplacer le micro-learning ou les micro-actions ?

Image Midjourney V6

Nous avons posé la question à ChatGPT (version 4) et voici sa réponse :

Les IAG (Intelligences Artificielles Génératives) avec leurs réponses courtes et structurées offrent une approche innovante pour l’apprentissage et la consultation rapide d’informations. Cependant, leur capacité à remplacer complètement les parcours de formation en micro-learning ou en micro-doing dépend de plusieurs facteurs, notamment les objectifs d’apprentissage, le public cible, et la complexité du sujet.

Complémentarité plutôt que remplacement : Les IAG peuvent servir d’excellent complément aux méthodes de micro-learning et micro-doing. Elles peuvent fournir des réponses rapides et précises à des questions spécifiques, aidant ainsi les apprenants à clarifier des doutes ou à approfondir certains points pendant ou après un parcours de formation. Cependant, les parcours structurés de micro-learning et micro-doing sont conçus pour offrir une expérience d’apprentissage complète, souvent avec des objectifs pédagogiques précis, des activités pratiques, et une évaluation des acquis.

Interactivité et engagement : Les parcours de micro-learning et micro-doing sont généralement conçus pour être interactifs et engageants, utilisant des vidéos, des quiz, et des simulations pour maintenir l’intérêt des apprenants. Bien que les IAG puissent offrir des interactions via des dialogues textuels ou vocaux, elles pourraient ne pas égaler le niveau d’engagement et l’expérience immersive que peuvent offrir des plateformes de formation spécialisées.

Personnalisation de l’apprentissage : Les IAG peuvent offrir une personnalisation en adaptant leurs réponses aux questions spécifiques des utilisateurs. Cependant, les systèmes de micro-learning et micro-doing peuvent également offrir une personnalisation avancée, adaptant les parcours d’apprentissage aux besoins, au niveau de compétence, et aux préférences d’apprentissage de chaque individu.

Développement de compétences pratiques : Pour le développement de compétences pratiques et l’application de connaissances dans des situations réelles, les méthodes de micro-doing sont particulièrement efficaces. Les IAG peuvent fournir des informations et des conseils, mais l’expérience pratique et l’application concrète des compétences sont cruciales pour un apprentissage efficace.

En conclusion, bien que les IAG puissent enrichir l’expérience d’apprentissage et servir de ressource précieuse pour l’acquisition rapide de connaissances, elles ne sont pas susceptibles de remplacer entièrement les parcours de formation en micro-learning ou en micro-doing. Une approche intégrée, tirant parti des forces de chaque méthode, serait probablement la plus bénéfique pour répondre aux divers besoins d’apprentissage.

Première remarque, l’IAG parle immédiatement de consultation rapide d’information. Or c’est bien là l’écueil, les IAG délivre des informations qu’il est nécessaire de retravailler pour obtenir une efficacité pédagogique et introduire tous les leviers d’engagement de l’apprenant.

Deuxième remarque, l’atout des IAG repose sur la personnalisation au profil et aux attentes de l’apprenant. C’est bien là tout l’enjeu. L’utilisation des IAG s’accompagne d’un défi considérable pour l’apprenant : la capacité à structurer ses demandes et à poser les questions adéquates pour obtenir des réponses pertinentes. Contrairement à un parcours de formation traditionnel, méticuleusement conçu avec des objectifs précis, l’apprentissage autodirigé via IAG nécessite que l’apprenant ait déjà une certaine maîtrise de son sujet pour savoir ce qu’il doit chercher. Poser la bonne question est un art en soi, surtout dans un contexte où la réponse doit être élaborée à partir d’un vaste corpus de connaissance, sans garantie absolue de la véracité de la réponse. Un apprenant novice pourrait se retrouver désorienté, ne sachant pas comment formuler une demande pour explorer un domaine qu’il commence tout juste à comprendre. Sinon cela reviendrait à contourner l’obstacle en mettant en place une super-FAQ et l’on perdrait le côté conversationnel engageant des IA génératives.

Les IAG peuvent constituer une ressource intéressante pour combler les lacunes spécifiques, répondre à des questions précises, ou proposer des approfondissements personnalisés. Elles agissent alors comme des tuteurs, impersonnels et néanmoins personnels, qui s’adaptent aux besoins de l’apprenant. Cet atout se vérifie surtout si l’on est en maîtrise du corpus de connaissances sur lequel s’appuie l’IAG.

Ces IA ne vont donc certainement pas supplanter le micro-learning et le micro-doing, mais elles peuvent participer à l’évolution de leur mode de conception.

Loin de les tuer, elles peuvent sans doute les revitaliser. Elles peuvent en augmenter la personnalisation et en fin de compte renforcer encore leur efficacité. La clé du succès réside dans l’intégration intelligente de ces technologies dans les parcours d’apprentissage et dans la capacité des utilisateurs à interagir avec elles.

C’est donc la complémentarité qui reste à date l’option la plus probable.

La micro-formation et la micro-action représentent une modalité à part entière dans l’écosystème de la formation professionnelle. Elles permettent une assimilation et une application immédiate des acquis. Elles offrent une flexibilité inégalée, adaptée aux agendas chargés, tout en prenant soin de ne pas submerger l’apprenant.

L’intégration des intelligences artificielles génératives (IAG) promet d’amplifier ces bénéfices, en personnalisant l’apprentissage à des degrés auparavant réservés à des actions sur-mesure ou à du coaching. Néanmoins, cette avancée technologique présente encore bien des défis, notamment la capacité de l’apprenant à interagir efficacement avec ces systèmes et la nécessité de les intégrer dans les parcours en fonction d’objectifs et d’attentes bien définis.

Dans ce paysage en mutation, la nécessité de s’entourer de spécialistes en stratégie de formation devient cruciale. Ces professionnels du micro-apprentissage, nous les avons interrogés et nous leur donnons la parole pour vous éclairer sur vos choix et aligner votre politique formation sur les objectifs business de votre organisation. N’hésitez pas à les solliciter, à tester les solutions et à envisager avec eux les possibilités d’intégration dans vos parcours de formation.