LMS, LEP/LXP, LRS : faut-il vraiment choisir ?

1.
Au-delà de l’alphabet

Au commencement était le LMS (learning management system). Conçu pour faciliter le travail des services formation, le LMS embarque un ensemble de fonctionnalités dédiées à la gestion des actions de formation, que l’on parle administration des apprenants (inscription, complétion, évaluation), création de parcours de formation packagés et diffusion des ressources pédagogiques via une plateforme. 

Plus orientés gestion de la formation qu’expérience apprenant, les LMS traditionnels ressemblent souvent à des espaces clos (entendez sans communication avec l’extérieur et les ressources issues d’applications ou sites web externes) et, à ce titre, contraints dans le choix des contenus de formation et la navigation. 

Les LEP (learning engagement platform) et LXP (learning experience platform) sont des espaces ouverts capables d’intégrer des ressources externes, agrégées par les experts, les formateurs ou les apprenants en complément des ressources sélectionnées par le service formation. Les LEP et LXP qui embarquent des systèmes d’IA (Intelligence artificielle) permettent de personnaliser le parcours en fonction des préférences et des objectifs individuels de l’apprenant. La diversité des formats des ressources pédagogiques supportés (textes, vidéos, podcasts, images) et la granularisation des contenus offrent à l’apprenant une expérience ATAWADAC (AnyTime, AnyWhere, AnyDevice, AnyContent). LEP et LXP permettent de créer et de diffuser des formations multimodales intégrant des ressources embarquées et des liens vers des ressources externes, misant sur une dynamique collaborative entre pairs au travers du social learning et qui peut potentiellement offrir une expérience d’adaptive learning.

LEÇON DE CHANT… SÉMANTIQUE

Quelle différence entre l’engagement et l’expérience ?

LEP et LXP font souvent référence à des plateformes aux fonctionnalités et objectifs similaires. Pourtant, et même si elle est ténue, il existe bien une différence sémantique entre engagement et expérience. 

Appliquée à l’apprenant, on pourrait qualifier ainsi la différence : 

• L’expérience apprenant reflèterait la perception des interactions avec l’environnement de formation au sens large (outils, contenus et accompagnement). Elle est un indicateur du parcours apprenant. 
• L’engagement apprenant correspondrait davantage à la relation émotionnelle avec le dispositif formation dans son ensemble, l’amenant à recommander des parcours, à donner des feedback constructifs…

Expérience et engagement sont complémentaires et interdépendants l’un de l’autre. L’engagement est basé sur la mémoire et la valorisation de l’expérience. Il n’est donc pas d’engagement apprenant possible si l’expérience est médiocre.

Les LMS restent donc les environnements de création, diffusion et administration des modules distanciels forts utiles pour le service formation. Les LEP/LXP sont, pour leur part, résolument tournés vers l’apprenant et visent à créer un écosystème de formation ouvert. Le jeu des différences permet de faire simple, mais naturellement la réalité est légèrement plus complexe. Nombre de plateformes LMS intégrant désormais les fonctionnalités présentes dans les LEP/LXP pour créer de véritables portails de formation thématiques et/ou métiers et placer l’apprenant au centre, le fameux « learner centric » !

ET LES LRS ALORS ?

Les learning records store sont des bases de données qui se nourrissent, grâce à la norme xAPI, des traces de l’apprenant et de toutes les données générées au cours d’une action de formation formelle ou informelle qu’il s’agisse de présentiel, de distanciel, d’expérientiel (AFEST, on the job learning…).

Pour une synthèse de 30 secondes sur les grandes caractéristiques du LRS (en anglais), scannez le QR Code.

Que l’apprenant regarde un tuto sur Youtube, suive un module implémenté sur le LMS, lise un article de blog, participe à une session présentielle ou à un séminaire métier, engage un échange avec un tuteur… la norme xAPi va enregistrer les situations d’apprentissage de l’apprenant sur le LRS. Ces données vont être analysées par le service formation pour valider la pertinence du parcours de l’apprenant, ses résultats et sa satisfaction, compléter et/ou ajuster les parcours…

LMS, LEP/LXP, LRS, les outils sont complémentaires et les fonctionnalités de chacun de plus en plus fréquemment intégrées dans toutes les plateformes. Leur finalité est bien la satisfaction de l’apprenant et la réponse adéquate à ses besoins de montée en compétences. Encore faut-il définir précisément les besoins non seulement du côté des participants mais également du côté de toutes les parties prenantes (service formation, formateurs, tuteurs).

2.
C’est vous qui le dites…

Les plateformes évoluent au rythme des évolutions structurelles mais également conjoncturelles de la société et des défis économiques et sociaux auxquels les entreprises se trouvent confrontées. En résulte une convergence des plateformes (ou leur interfaçage) pour garder l’essentiel et retenir le meilleur de chacun de leur monde. 

APPROCHE PILOTAGE

Lors du grand débat du digital learning consacré aux plateformes, nous vous avons interrogé sur vos besoins essentiels en termes de fonctionnalités. Vos réponses en image…

Le besoin de tableaux de bord simples et pertinents arrive en tête pour le volet pilotage des actions de formations, apanage fondamental des LMS traditionnels. Le tableau de bord, véritable gouvernail du responsable formation permet de suivre la connexion et la progression des apprenants et de disposer d’une vision synoptique du compte.

Dans un souci d’optimisation du fonctionnement de la gestion des inscriptions et des tâches administratives moins créatrices de valeur pour l’apprenant et traditionnellement chronophage, le catalogue en accès libre et les recommandations qui permettent d’aiguiller l’apprenant sont deux fonctionnalités plébiscitées. Pour un catalogue diversifié, deux options s’offrent au responsable formation : 

• la création de modules sur mesure réalisée en interne qui nécessite alors de disposer d’un outil auteur, intégré ou non sur le LMS (si l’outil auteur est intégré on parlera de LCMS – learning content management system) ou produit par un prestataire externe ;
• l’achat de modules sur étagère qui permet de disposer très rapidement et dès le déploiement de la plateforme, d’un catalogue diversifié pour l’apprenant en attendant de pouvoir produire des modules en interne.

Face au catalogue, aussi bien conçu soit-il, la recommandation en fonction du profil de l’apprenant et des modules déjà consultés est une option de personnalisation qui permet d’autonomiser l’apprenant dans ses choix tout en lui offrant une meilleure garantie de la pertinence individuelle et organisationnelle des modules à suivre. Les LEP/LXP intègrent des fonctionnalités de recommandation.

APPROCHE LEARNER CENTRIC

Voilà déjà un moment que la relation commerciale est devenue customer centric, que le design des interfaces web se veut user centric. En formation, il est donc temps de s’approprier le concept pour intégrer une approche learner centric et remettre l’apprenant au centre des choix du service formation.

Les attentes que vous avez exprimées pour vos apprenants reflètent ce besoin de placer l’apprenant au centre.

Ainsi les nouvelles générations de plateformes embarquent-elles des outils de social learning et de travail collaboratif, que l’on retrouve en tête des priorités dans le résultat du sondage. Apprendre est un acte social. Toutes activités collaboratives et de co-construction des savoirs sont bénéfiques pour la mémorisation mais également pour l’engagement de l’apprenant qui n’est alors plus seul face à son parcours de formation. Les plateformes actuelles sont généralement connectées aux réseaux sociaux que l’apprenant utilise au quotidien. Elles intègrent en outre des outils de collaboration synchrone (classe virtuelle, par exemple) et asynchrone ( documents collaboratifs sur lesquels l’apprenant peut travailler avec ses pairs, par exemple).

Selon le professeur Philippe Carré, « on apprend toujours seul mais jamais sans les autres ». Quelques réflexions de Philippe Carré (en moins de 5 minutes) sur ce mythe de l’apprentissage comme activité solitaire en scannant le QR Code.

C’est par l’échange avec ses pairs et avec les tuteurs et experts que l’apprenant acquiert des compétences nouvelles, déconstruit ses schémas de pensées anciens et s’approprie les savoirs et savoir-faire nouveaux. La collaboration est également un générateur d’émotion, au même titre que le storytelling ou la gamification. Or il est désormais acté que l’émotion est un facteur primordial d’engagement, de mémorisation et de progression.

Un effet Netflix de la formation arrive en seconde position. Vecteur d’engagement et d’émotion, là encore par son côté ludique et fluide, il permet de créer une expérience de formation positive qui saura susciter l’engagement. L’UX design de la plateforme est donc fondamental, la simplicité d’Instagram ou de Facebook permet de surfer sur les habitudes de l’apprenant sur les réseaux sociaux. Certaines plateformes permettent de construire des parcours personnalisés (adaptive learning) grâce aux algorithmes et à l’intelligence artificielle. Un LRS peut ainsi analyser les traces laissées par l’apprenant durant son parcours et adapter le parcours à son rythme, à ses préférences (préférences relatives au canal de communication ou au format des messages et notifications, par exemple), lui adresser des recommandations de ressources à consulter au vu de ses scores aux évaluations par exemple.

La recherche de sens au travers d’un scénario pédagogique qui complète les ressources par des notifications, des relances dont la fréquence est adaptée (il n’est pas question d’aller spamer la messagerie de l’apprenant) visent à entretenir la motivation et à guider le participant dans son parcours. 

Enfin le mobile learning, pilier d’une formation accessible partout tout le temps est un véritable sujet à part entière… que vous pouvez retrouver dans le Dossier « État de l’art » de mars 2021. 

Concernant le volet plateforme du mobile learning, se pose la question du match entre « LMS Responsive » et « Appli mobile ». Le Responsive évite un surcoût en permettant de passer du desktop au smartphone en restant sur la même plateforme. En revanche, mieux vaut privilégier les solutions qui permettent un accès au contenu hors connexion avec un téléchargement des ressources pédagogiques. L’appli mobile offre, quant à elle, une expérience optimisée puisque conçue pour se jouer sur mobile avec un temps de chargement souvent plus rapide.

LE POINT D’IMPACT

Pas de formation sans évaluation. Évaluer les acquis en formation constitue une étape incontournable pour l’apprenant pour conscientiser ses apprentissages et mesurer sa progression mais également pour le service formation afin d’ajuster le parcours et de mesurer l’impact de la formation.

C’est tout d’abord vers l’efficience côté apprenants et montée en compétence que se sont orientées vos réponses. L’évaluation comme une activité d’apprentissage à part entière et récurrente tout au long de la formation prend tout son sens. Elle est efficace non seulement pour mesurer les acquis mais également pour ancrer les savoirs, savoir-faire ou savoir-être et aborder sous une forme différente des notions vues dans d’autres types de contenus. Elle permet en outre à l’apprenant de se situer par rapport à son objectif personnel d’acquisition de compétences et de renforcer ses efforts si besoin. Elle permet enfin à la fonction tutorale d’ajuster et de personnaliser ses interventions.

Au niveau collectif, le service formation pourra exploiter les enseignements tirés des évaluations et des scores enregistrés dans la plateforme pour vérifier l’adéquation des contenus et des activités au niveau et au profil des apprenants ou des différents groupes d’apprenants pour tenter d’apporter les correctifs nécessaires en cas de sous-performance des collaborateurs.

Puis, sur le volet analyse d’impact organisationnel, l’évaluation en amont puis au sortir de la formation ainsi que la mesure de la performance post-formation sur le poste de travail constituent un levier à la disposition de l’entreprise pour confirmer ou infirmer un retour sur les attentes (ROE – Return on expectation) et définir les compétences à développer pour servir ses objectifs de croissance.

Comme toujours, il n’existe pas de fonctionnalité idéale, seule une analyse fine et précise du besoin, du volume, du profil des apprenants à court et moyen terme peut permettre de prioriser.

3.
Propriétaire
ou locataire ?

Au-delà des fonctionnalités, se pose la question du financement de la plateforme. Deux options en la matière : l’achat ou la location.

L’achat d’une plateforme développée sur mesure reste une pratique minoritaire souvent réservée à de grands groupes qui sont en mesure de déployer les équipes nécessaires au projet de mise en place, au déploiement mais surtout à la maintenance applicative et évolutive de l’outil. Les coûts d’implémentation et de déploiement sont conséquents et les délais variables en fonction du dimensionnement des équipes affectées au projet et à l’accompagnement du service formation.

En revanche, internaliser la plateforme revient à s’assurer une personnalisation plus fine (à condition d’avoir des ressources disponibles dans l’équipe technique), une sécurité informatique renforcée par un hébergement de l’outil sur les serveurs internes et une rentabilité à apprécier au regard du nombre d’apprenants à former et de la récurrence des actions de formation (la redevance par apprenant étant la plupart du temps supprimée dans ce cas). 

Alternative à l’achat d’un outil sur-mesure dans le cadre d’une internalisation… la plateforme open-source. Encore faut-il, là aussi, pouvoir mobiliser des équipes projets pour bien étudier le besoin et définir les spécifications avant d’engager des équipes techniques compétentes pour le paramétrage et les éléments de personnalisation. A noter ici que ces solutions sont accessibles à des coûts plus maîtrisables et donc valables pour des structures de tailles variables.

Le cas d’usage le plus fréquent reste la location en mode SaaS auprès d’un éditeur. Moins flexible qu’une solution open-source et moins personnalisée qu’un outil développé sur-mesure, les avantages d’une plateforme du marché sont néanmoins nombreux et souvent bien adaptés aux services RH. La solution est fournie clé en main, modulo les quelques ajustements et personnalisations possibles. Gros avantage, le déploiement est généralement beaucoup plus rapide. En outre, les plateformes du marché sont mises à jour et enrichies très régulièrement embarquant aujourd’hui de plus en plus les fonctionnalités des LMS et des LEP/LXP.

Outre les coûts d’initialisation, d’hébergement et de maintenance, le modèle est généralement basé sur un coût à l’utilisateur avec une tarification par palier d’apprenants. Ce poste est à examiner attentivement en fonction du nombre d’utilisateurs potentiels de la plateforme. 

Enfin dans tous les cas, étudiez les possibilités d’interfaçage de la plateforme avec vos autres outils internes (SIRH, notamment).

Alors avec tout ça, c’est quoi la plateforme idéale ?

C’est votre dernier mot ?

La plateforme de vos rêves est bien celle qui sait se faire oublier… Un LMS, LXP/LEP invisible pour l’apprenant. 

La plateforme invisible repose sur plusieurs attributs : 

• une authentification unique du collaborateur grâce au SSO (Single Sign-On) qui va éviter l’usage d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe spécifique à la plateforme de formation et permettra une connexion à la plateforme à l’ouverture de sa session ; 
• des Web services et APIs en mesure de servir les contenus de formation sur l’Intranet, sur une communauté ou un groupe projet ou capable d’indiquer à l’apprenant si ces habilitations ou certifications légales et réglementaires sont à jour et la date à laquelle elles devront être renouvelées ;
• des liens profonds qui vont délivrer la formation ou la ressource pédagogique appropriée via un lien directement accessible depuis un QR Code sur le lieu de production, sur une application métier, sur une machine-outil…

ON RÉSUME ?

Pour mettre des paillettes dans notre vie de professionnels du digital learning, notre plateforme accessible partout tout le temps, sur ordinateurs, tablettes ou smartphones…

• C’est une interface à la Netflix où nos apprenants sont libres de regarder à tout moment, un module qu’ils auront identifié ou qui leur aura été recommandé selon leur profil et leurs objectifs business
• C’est une ergonomie de communication à la Facebook ou Instagram matinée d’un peu de Discord pour nos générations d’ados qui vont bientôt nous rejoindre dans l’open space
• C’est une facilité de création de vidéo digne de Tik-Tok
• C’est une personnalisation de ses centres d’intérêt dans des listes ou des espaces personnels à la Twitter
• C’est une gamification aussi efficace que Candy crush
• C’est une scénarisation pédagogique qui porte un contenu varié qui alterne textes, sons, vidéos, images et des activités interactives et collaboratives
• C’est une véritable communauté composée de collaborateurs et d’experts tour à tour sachants et apprenants
• C’est un dashboard ergonomique, sobre et pertinent qui délivre, au service formation, l’information nécessaire en masquant le superflu
  Mais c’est surtout une plateforme qui correspond aux enjeux de l’entreprise et aux objectifs de développement des compétences définis précisément en amont.

Et pour tout ça, notre plateforme va rassembler les fonctionnalités des LMS côté administration, des LEP/LXP côté parcours et engagement apprenant.

Et si elle ressemblait un peu à ça notre plateforme de formation ?