Le principe du « forum ouvert » serait né du constat que les échanges les plus intéressants se font souvent à la pause-café d’une réunion, et de manière informelle1. Et donc qu’il pouvait être utile de laisser davantage de liberté dans l’organisation d’évènements ou de temps de brainstorming pour libérer la créativité des participants. Mais attention, pour organiser un forum ouvert, il y a aussi des règles à suivre…
Le forum ouvert, c’est quoi ?
Le forum ouvert est une méthode qui permet aux participants d’une réunion portant sur une thématique précise, d’inscrire à l’ordre du jour les différents sujets qu’ils ont envie et/ou besoin d’aborder. « Ce qui est intéressant, explique Marc, c’est que chacun peut proposer un sujet qui compte pour lui et qu’il a envie d’approfondir, de partager – et d’enrichir – en profitant de la contribution d’autres personnes intéressées ou directement concernées par ce sujet ». Le forum ouvert permet ainsi d’approfondir des sujets qui rassemblent les participants, tout en les laissant libres et responsables de leur contribution.
Le forum ouvert, comment s’organise-t-il ?
Le principe est qu’il y a une thématique de départ, posée à tous, présentée en plénière au début du forum, en même temps que l’organisation, le déroulé et les règles du forum.
Ensuite les participants proposent leur propre sujet, qu’ils ont envie d’approfondir avec d’autres personnes. Ils vont noter ce sujet sur un tableau dans un espace appelé « place du marché » et les sujets vont s’inscrire progressivement sur l’agenda. « Le nombre de propositions va dépendre du nombre de participants. L’organisateur peut demander à regrouper des sujets s’ils lui semblent similaires. Il positionne les ateliers sur des créneaux horaires dans des salles prévues à cet effet », précise Marc.
Une fois que toutes les propositions de sujets sont épuisées, les porteurs de sujet vont rejoindre la table ou la salle qui est attribuée. Les autres participants vont à leur tour rejoindre la table qui les intéresse (avec un maximum de 8 à 10 personnes par table). Une fois constitués, les groupes s’organisent pour mener une conversation selon les principes habituels du débat. Ils choisissent un animateur, un gardien du temps, un scribe qui remplit le document de récolte posé sur la table. Dans le cas observé, les ateliers duraient 45 minutes.
Une fois le temps écoulé, les porteurs de sujets vont coller leur document de récolte sur le Mur des nouvelles. « Ce qui est important, explique Marc, c’est que les participants soient encouragés à partager leurs idées librement, sans contraintes, et qu’ils puissent changer de table ou de salle si le sujet ne correspond finalement pas à ce qu’ils avaient imaginés. Il faut aussi encourager le rapporteur à prendre des notes pour restituer et rendre visible les discussions lors du retour en plénière par exemple ».
Le forum ouvert, le truc en + ?
« Le forum « Former demain » n’était en réalité pas totalement « ouvert », nous confie Marc. Nous avons décidé d’hybrider le format et de venir avec quelques sujets déjà construits qui ont été pitchés lors du temps d’ouverture pour « inspirer » les participants, explique Marc. Cela a été un vrai moment d’inspiration pour les participants mais aussi pour ceux qui ont préparé les pitchs. Cela a aussi participé à les faire cheminer dans leur projet ». Un autre apprentissage tout à fait utile en formation…
