[Newsletter 175] Vous vous lancez dans un projet de Digital Learning ? N’oubliez pas de lancer le projet

Mettre en place le Digital Learning implique de nombreux changements. Pour les conduire avec méthode, il est préférable de fonctionner en mode projet. Et pour que celui-ci se déroule dans les meilleures conditions, son lancement est une étape clé. 1-2-3 c’est parti !

Pourquoi un lancement de projet ?

Se lancer dans le Digital Learning, amène à bousculer les habitudes, les processus, change le rôle des acteurs, implique de nouveaux outils…

Autant de changements qui nécessitent de les organiser méthodiquement, c’est-à-dire fonctionner en mode projet.

Quelle que soit la méthode utilisée pour conduire le projet de Digital Learning, que ce soit une méthode classique ou plutôt agile, tout commence par son lancement.

Le lancement ne se résume pas à communiquer sur l’existence du projet, ses acteurs, son déroulement ou encore ses objectifs.

Il porte également un message fort sur les nouvelles orientations prises par la formation. Et celles-ci engendrent obligatoirement de nombreuses questions chez tous les acteurs :

• les formateurs, si vous en avez ;
• les fonctions supports ;
• les managers ;
• et bien sûr l’ensemble des collaborateurs habitués aux précédentes modalités de formation.

Ce lancement doit donc viser toutes les personnes concernées, et ne faire aucune impasse, même sur les questions qui dérangent, afin d’éviter qu’une interrogation ne se transforme en mauvaise surprise.

Comment le préparer ?

Le lancement du projet a pour principal objectif de préciser à chacun des acteurs et des cibles les points essentiels :

• qui en est à l’origine ;
• quelles sont ses finalités ;
• qui va être mobilisé ;
• comment cela va se dérouler ;
• quel est son calendrier.

Mais surtout, au-delà de présenter le projet, le lancement a également pour objectif de donner la parole à toutes les personnes concernées, et répondre à toutes les questions que cela engendre. La formation est généralement un sujet sensible en entreprise, très encadrée, réglementée, et très proche des sujets sociaux. Le changement peut inquiéter, et il est préférable de prendre les devants en annonçant clairement quels vont être ces changements et comment cela va se dérouler.

Ne confondez pas “lancer le projet” et “communiquer sur le projet”. Le lancement c’est bien la toute première étape, c’est le baptême officiel. Par la suite bien sûr, il faudra communiquer régulièrement sur l’avancement.

Pour la préparation du lancement, en premier lieu, vous devez établir une liste la plus exhaustive possible des acteurs et des cibles du projet.

Ensuite, vous devez clairement, mais succinctement formaliser le projet, son déroulement, ses acteurs et ses finalités.

Et enfin, convier les représentants de tous les acteurs et des cibles pour le lancement officiel.

Go !

Si la préparation est bien faite, le lancement n’est pas compliqué. Fixez une date, et choisissez la ou les modalités de lancement :

• une réunion officielle par exemple et/ou
• une information par les canaux habituels : (l’intranet, les  mails…)

Le lancement lui-même consiste à transmettre les informations que vous avez préalablement formalisé lors de sa préparation.

Soyez vigilant à ne pas laisser de zone d’ombre, soit volontairement, soit par omission. En effet, il est préférable de donner une information, même si vous estimez qu’elle risque de ne pas plaire plutôt que ne rien dire.

Et surtout précisez bien les moyens de vous transmettre, soit immédiatement soit par la suite, toutes les questions relatives au projet de Digital Learning :

• le présentiel va-t-il disparaître ?
• la formation sera-t-elle obligatoire ?
• sera-t-elle suivi dans le temps de travail ou hors temps de travail ?
• y-aura-t-il un accompagnement individuel
• etc.

Alors, prêt à vous lancer ?

« Tout est dans le lancement. » — Jan Železný