Les entreprises françaises déploient progressivement des outils numériques pour faciliter le quotidien de leurs collaborateurs, mais ces derniers sont 39% à déplorer le manque de formation à ces outils. C’est ce que révèle l’édition 2021 de l’Observatoire Intranet & Digital Working, Arctus, spécialiste des dispositifs intranet, collaboratifs et réseaux sociaux d’entreprise, qui a interrogé 423 DSI, Dir com, DRH, DG… sur la transformation numérique de leur organisation. Quels sont les dispositifs mis en place ? Quelles fonctionnalités ? Pour quels bénéfices ? Et pourquoi ils ne sont pas toujours utilisés ? Voici un aperçu de leurs réponses :
Principaux enseignements
Seules 39 % des organisations disposent aujourd’hui d’un espace numérique complet.
6 répondants sur 10 déclarent que le digital est un levier pour l’efficacité opérationnelle.
42% indiquent que la mise en place d’une Digital Workplace permet de continuer l’activité.
59% déclarent que le digital a été une opportunité pour faciliter le télétravail.
Pour plus de la moitié, le digital a été une opportunité pour développer le lien social entre les collaborateurs.
2 sondés sur 5 déplorent le manque de formation aux outils digitaux internes (39%).
Le télétravail acculture au digital et inversement
Interrogés sur les enjeux du digital pour leur entreprise, l’amélioration de l’efficacité opérationnelle caracole en tête du sondage avec 61% des réponses. Suivent de près la fluidification de la communication interne (52%) et la continuité de l’activité (42%).
En parallèle, les sondés ont identifié des opportunités issues de la numérisation de leur organisation : ils sont 59% à déclarer que le numérique a facilité le télétravail et plus de la moitié (54%) à estimer que le digital a été une opportunité pour développer du lien social entre les collaborateurs. De plus, ils sont 34% à identifier le digital comme un levier pour améliorer la Qualité de Vie au Travail.
« Concernant les opportunités du digital, et en comparaison avec l’année 2019, on note une baisse de presque tous les éléments, sauf au niveau de la Qualité de Vie au Travail. Il y a eu une prise de conscience, avec la crise sanitaire, de la nécessité de prendre soin des collaborateurs, avec une meilleure prise en compte de l’équilibre entre la vie professionnelle/personnelle » commente Isabelle Reyre, Directrice Associée d’Arctus.
Quelles sont les 3 principales opportunités du digital pour les collaborateurs de votre entreprise ?
Des managers toujours plus engagés en matière de transformation digitale
La crise sanitaire a mis les managers à l’honneur. Qu’ils soient opérationnels ou fonctionnels, ceux qui encadrent les équipes au quotidien ont bien pris en compte l’importance de leur mission. Avec une progression constante depuis 4 ans, ils sont désormais 8 sur 10 à être engagés en matière de transformation digitale. Même son de cloche pour les directions générales avec 81% des sondés qui se disent engagés. Les salariés, quant à eux, sous l’impulsion de leurs managers, s’engagent de plus en plus (69% + 3 points vs 2019), bien que près d’un tiers (31%) ne le soit pas.
« Depuis plus de vingt ans, cet observatoire permet de mesurer la maturité numérique interne des organisations. La transformation numérique est devenue une priorité pour tous les types de population, notamment les managers et les directions générales » ajoute Isabelle Reyre.
La Digital Workplace : pas encore une réalité pour les entreprises françaises
Bien que la Digital Workplace tienne le devant de la scène depuis plusieurs mois, son application est encore loin d’être une réalité pour les entreprises françaises : seuls 39% des sondés déclarent disposer d’un espace numérique interne complet qui comprend à la fois fonctionnalités d’information et de communication, collaboratives et sociales. Aujourd’hui, les intranets sont encore majoritairement des dispositifs utilisés pour diffuser de l’information (79%), avec une communication institutionnelle descendante. Par ailleurs, près d’un tiers des sondés (29%) indique ne pas bénéficier de la personnalisation de leur environnement et ils sont autant à ne pas avoir la possibilité d’interagir avec les contenus de leur environnement.
Cependant, on observe une nette progression dans l’usage des outils collaboratifs avec un gain de 11 points par rapport à 2019, en atteste le score élevé de déploiement des solutions déployées par Microsoft ( SharePoint, M365…). Sans surprise, les fonctionnalités de visio-conférence et de messagerie instantanée sont en tête des usages avec respectivement 77% et 74%. L’usage des outils, tel que Teams, a été amplifié par le contexte sanitaire exceptionnel que nous avons traversé. « On parle d’employee experience platform, où les éditeurs rivalisent d’ingéniosité pour intégrer dans leur plateforme de nouveaux services pour enrichir l’expérience utilisateur et embarquer avec fluidité toutes les applications qui permettent de développer des interactions en temps réel avec une multitude de collaborateurs à distance : Klaxoon, Miro, Mural, Beekast… » commente Isabelle Reyre.
A quelles fonctionnalités collaboratives vos employés ont-ils accès ?
« Dans cette période de pandémie, les priorités se sont réagencées autour des fonctions essentielles. La situation a poussé les DRH à se focaliser prioritairement sur les outils permettant de développer d’abord le lien à distance pour collaborer en temps réel via la visio, les espaces partagés et la contribution simultanée » constate Isabelle Reyre avant de poursuivre : « La priorité ne semble pas avoir été au développement de la créativité ou à la capitalisation des connaissances, contrairement aux tendances observées en 2019, mais plutôt à la mise en place ou à la sécurisation d’un service permettant d’assurer le travail collaboratif à distance. »
Des dispositifs régulièrement utilisés…
Près de trois quarts des répondants indiquent avoir un usage régulier à largement étendu de ces dispositifs mis en place. On note toutefois près de 30% d’usage faible à très faible.
Par rapport à 2019, on identifie une progression de la part des sondés estimant que la Digital Workplace est centrale (+18 points) et un recul du niveau de la consultation ponctuelle (-17 points). « Très clairement, la demande est là. Qu’il s’agisse de créer du lien, de collaborer plus facilement, ou encore d’avoir accès aux informations nécessaires, les collaborateurs souhaitent plus que jamais bénéficier d’un environnement digital complet » ponctue Isabelle Reyre.
… malgré quelques freins à l’adoption des usages
Plus de la moitié des répondants (56%) déclarent un manque de temps pour “se mettre” au digital. Cet argument illustre une problématique en lien avec la gestion des priorités et les ressources mises en place par l’entreprise pour permettre aux utilisateurs d’adopter les outils : Le manque de formation dans 39% des cas et le manque de compétences (32%) illustrent le propos. A noter : 17% des sondés indiquent que les outils sont inadaptés aux besoins. « Il peut y avoir ici une double lecture : inadaptés, soit parce que les utilisateurs ne savent pas prendre en main l’outil ; soit parce que leurs besoins n’ont pas été écoutés et que le dispositif ne possède pas les fonctionnalités nécessaires » précise Isabelle Reyre.
« Depuis le début de la pandémie, on note une implication grandissante des DSI dans ces projets et une montée en puissance des DRH également bienvenues. La digitalisation interne devient enfin l’affaire de tous. Il était temps ! » se réjouit Isabelle Reyre.
